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Betriebskostenabrechnung: So gelingt die Abrechnung ganz einfach in nur vier Schritten

Das Thema Betriebskostenabrechnung kann mitunter sehr komplex werden. Als Vermieter steht man vor diversen Fragen bzw. Prüfungen: Welche Kosten fallen insgesamt für meine Liegenschaften an? Welche Anteile darf und kann ich auf meine Mieter umlegen? Haben manche Mieter schon eine Vorauszahlung getätigt? Als Eigentümer beziehungsweise Vermieter kann man da schnell den Überblick verlieren.

Lesen Sie deshalb hier, welche Kosten unbedingt in eine Abrechnung gehören und welche – überraschenderweise – nicht. Außerdem erfahren Sie, wie die Erstellung einer Betriebskostenabrechnung in nur vier Schritten gelingt.

Was ist eine Betriebskostenabrechnung?

Zunächst einmal machen Sie sich deutlich, was Betriebskosten sind. Betriebskosten sind all die Kosten, die einem Eigentümer durch Gebrauch an seiner Immobilie laufend entstehen. Hierbei wird zwischen kalten und warmen Betriebskosten unterschieden. Kalte Betriebskosten sind, wie der Name schon verrät, alle Aufwendungen ohne Heizung und Warmwasser. Dementsprechend fallen die Aufwendungen hinsichtlich Heizung und Warmwasser unter die Kategorie der warmen Betriebskosten.

Achtung: Keine Betriebskosten stellen Verwaltungs- oder Instandhaltungskosten sowie die Ausgaben für Ersatzteile dar.

Nachdem geklärt worden ist, was Betriebskosten grundsätzlich sind, soll sich nun dem Thema Abrechnung gewidmet werden. Die Betriebskostenabrechnung ist eine jährlich wiederkehrende Rechnung. Sie wird vom Vermieter oder der Hausverwaltung direkt an die Mieterschaft gesendet. Die Abrechnung fordert die bereits vorausgezahlten Betriebskosten anteilig von den verschiedenen Mietparteien zurück.

Betriebskosten = Nebenkosten?

Der Volksmund verwendet die Betriebskostenabrechnung gerne synonym mit der Nebenkostenabrechnung. Aber ist das auch korrekt so?

Wie oben erklärt sind Betriebskosten diejenigen Kosten, welche dem Eigentümer einer Immobilie oder eines Grundstücks laufend entstehen. Sie fallen ausschließlich im Wohnraummietrecht an. Nebenkosten dagegen fallen ausschließlich im gewerblichen Mietrecht an. Wenn Sie im Bekanntenkreis also ein wenig Eindruck schinden wollen, dürfen Sie die Wörter ruhig getrennt voneinander verwenden. Die umgangssprachliche Verwendung ist aber dennoch in Ordnung.

Aber wo liegt nun der genaue Unterschied zwischen den beiden sich ähnelnden Begriffen? Die Nebenkostenabrechnung weist, im Gegensatz zu der Betriebskostenabrechnung, viel mehr Positionen auf. Die Nebenkostenabrechnung umfasst beispielsweise auch Kosten für die Verwaltung, Reparaturen oder Instandhaltungskosten. Bei einer Betriebskostenabrechnung wäre dies unzulässig.

Terminierung und Fristen

Natürlich muss bei der Einreichung der Betriebskostenabrechnung eine gesetzliche Frist eingehalten werden, um seine Ansprüche geltend machen zu können. Im Falle der Betriebskostenabrechnung beträgt der Zeitraum volle zwölf Monate. Nach Ablauf dieser Frist kann der Vermieter keine Kosten mehr vom Mieter verlangen.

Die Betriebskosten müssen grundsätzlich einmal im Jahr abgerechnet werden und einen Zeitraum von zwölf Monaten umfassen. Das regelt §556 im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB). Der Abrechnungszeitraum kann sich ganz einfach nach dem jeweiligen Kalenderjahr richten. Dies ist aber nicht zwingend. In der Praxis rechnen deshalb viele Vermieter/Verwaltungen oft nach der Heizperiode ab.

Wie erstelle ich eine Betriebskostenabrechnung?

Bei der Erstellung einer Betriebskostenabrechnung muss der Ersteller vier wichtige Schritte beachten. Diese Schritte umfassen:

  1. Erfassung aller Gesamtkosten
  2. Festlegung der Verteilerschlüssel
  3. Anteil der jeweiligen Mietpartei ausrechnen
  4. Abzug etwaiger Vorauszahlungen

Bei der Erfassung der Gesamtkosten muss der Vermieter nur die umlagefähigen Kosten angeben. Kosten, die der Vermieter zahlen muss, aber nicht in Rechnung stellen darf, müssen natürlich nicht aufgeführt werden.

Des Weiteren muss in der Abrechnung verständlich aufgeführt sein, welcher Verteilerschlüssel verwendet wurde. Ein Verteilerschlüssel ist deshalb wichtig, damit die Mieter ihre Kosten verursachungsgerecht bezahlen können. Typische Verteilerschlüssel sind zum Beispiel eine Berechnung nach „Wohneinheiten“ oder „anteiliger Wohnfläche“. Ein vom Bundesgerichtshof unzulässiger Verteilungsschlüssel wäre „Umlage nach Quadratmeter Wohnfläche*Monate“ (BGH VIII ZR 84/07). Generell sollte der angewendete Verteilerschlüssel für alle Mieter gut nachvollziehbar sein.

Nachdem ein Verteilerschlüssel festgelegt wurde, muss nur noch berechnet werden wie viel die jeweiligen Mietparteien übernehmen müssen. Deshalb sollte eine Betriebskostenabrechnung immer transparent und für den Mieter verständlich dargelegt sein. Das bedeutet, dass die Gesamtkosten für das Mietobjekt, der Verteilerschlüssel sowie der entsprechende Anteil an den Gesamtkosten aufgeführt sein müssen. Außerdem muss offengelegt werden, ob von Mieterseite aus Vorauszahlungen geleistet worden sind. Nur so kommt der Vermieter all seinen Pflichten nach. Geschieht dies nicht, hat der Mieter das Recht die Betriebskostenabrechnung als nichtig anzusehen.

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Welche Positionen gehören in eine Abrechnung – welche nicht?

Auch die einzelnen Posten der Betriebskosten sind in Deutschland gesetzlich definiert. Der zweite Teil der sogenannten Berechnungsverordnung (BV) listet unter anderem ausführlich auf, was in eine Betriebskostenabrechnung gehört und was nicht. Insgesamt 17 Positionen darf der Vermieter in eine Betriebskostenabrechnung aufnehmen. Alles andere ist unzulässig und muss daher nicht vom Mieter gezahlt werden.

Neben den standardmäßigen Kosten wie Wasser oder Heizung sind hier exemplarisch einige zulässige Positionen aufgeführt:

  • Beleuchtung
  • Kanalgebühren (Entwässerung)
  • Fahrstuhlkosten
  • Straßenreinigung / Müllabfuhr
  • Schornsteinreinigungkosten

Weiterhin darf der Vermieter die Kosten für den Hauswart oder den Hausmeister in Rechnung stellen. Aber Achtung: Die Ausgaben für einen Hausverwalter muss der Vermieter allein tragen. Er darf sie nicht auf die Mieterschaft abgewälzen.

Weiterhin interessant ist der Ausschluss der Reparaturkosten. Vermieter dürfen beispielsweise die laufenden Kosten für den Betrieb einer Hauswaschmaschine in Rechnung stellen jedoch nicht deren Reparaturkosten.

Sind die Betriebskosten des Vermieters nicht gesondert in dem Mietvertrag aufgelistet, muss der Vermieter sie nach §546 BGB auch nicht bezahlen. Wird keine transparente und verständliche Betriebskostenabrechnung seitens des Vermieters vorgelegt, hat der Mieter das Recht diese vor Gericht einzuklagen.

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