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Homeoffice – Tipps, wenn Sie Ihr Büro nach Hause verlegen

Nicht jeder Arbeitnehmer fährt täglich ins Büro. Viele Beschäftigte arbeiten zu Hause, etwa im Homeoffice. Wer sich mit seinem Chef auf eine Homeoffice-Tätigkeit geeinigt hat, sollte diese Vereinbarung schriftlich festhalten und zu Hause räumliche Vorkehrungen treffen. Um von Daheim erfolgreich arbeiten zu können, benötigt man nämlich nicht nur ein hohes Maß an Selbstorganisation, sondern auch die richtige technische Ausstattung und einen Arbeitsbereich, in dem man gut, konzentriert und störungsfrei arbeiten kann.

Ganz gleich, wie oft Sie von zu Hause arbeiten: Bereiten Sie Ihr Homeoffice gut vor. Auch Ihre Familie (und ggf. sogar der Vermieter) sollte mit Ihrem Arbeitsplatz einverstanden sein und sich nicht eingeschränkt bzw. belästigt fühlen. Ganz wichtig: Homeoffice ist nicht gleichbedeutend mit „jederzeit verfügbar“. Zu Hause gelten wie im Büro gesetzlich festgelegte Höchstarbeitszeiten von im Durchschnitt acht Stunden pro Werktag

Wir geben Ihnen Tipps, wie Sie Ihr Haus auf Homeoffice vorbereiten.

Gründe für das Homeoffice

Auch wenn in den USA große Unternehmen zurückrudern, in Deutschland arbeiten immer mehr Menschen im Homeoffice – egal ob selbstständig oder angestellt. Die Gründe für die wachsende Zahl von Homeoffices sind vielfältig:

  • Viele Menschen möchten Beruf, Familie und Freizeitaktivitäten besser miteinander verbinden.
  • Der technische Fortschritt fördert und forciert die Mobilität. Heutzutage haben viele Menschen von zu Hause aus problemlos Zugriff auf betriebliche Daten und Kommunikationsumgebungen.
  • Nicht nur im kreativen Dienstleistungsbereich, wie zum Beispiel Werbeagenturen, erwarten viele Kunden, Auftrag- und Arbeitgeber schnelle Reaktionszeiten – oft sogar abends und am Wochenende.

Schaffen Sie sich einen klar definierten Arbeitsraum

Eine ruhige Atmosphäre ist die Grundvoraussetzung für Effektivität. Arbeiten Sie nicht beim Fernsehen gucken oder beim Chillen im Bett, sondern bestimmen Sie einen Bereich (es muss kein ganzes Zimmer sein), in dem Sie ungestört und ohne äußere Ablenkung arbeiten können.

Achten Sie auf geeignetes Mobiliar

Die wichtigsten Möbelstücke eines jeden Büros sind Schreibtisch und Bürostuhl. Hierbei sollte nicht gespart werden. Ein robuster Tisch ist am Arbeitsplatz Gold wert. Er sollte Möglichkeiten bieten, Kabel und technische Ausstattung sicher zu positionieren, damit niemand darüber stolpert. Ebenso wichtig ist der Stuhl. Die richtige Wahl trägt nicht nur zum Sitzkomfort bei, sondern beugt langfristig auch Schmerzen im Rückenbereich vor, wie sie viele Büroarbeiter häufig plagen.

Sorgen Sie für ausreichend Beleuchtung im Arbeitsbereich

Die richtige Beleuchtung hat einen entscheidenden Einfluss auf Ihre Arbeit und Ihre Gesundheit. Wer das missachtet, kann Kopf- und Augenschmerzen bekommen. Steht der Schreibtisch frontal vor dem Fenster, kann die Sonne schnell blenden. Hat man sie im Rücken, spiegelt sie sich mitunter im Bildschirm des Computers. Am besten ist eine seitliche Ausrichtung des Schreibtisches, sodass man zwar unter natürlichem Tageslicht arbeiten kann, aber nicht allzu sehr gestört wird. An dunklen Tagen benötigt man am Arbeitsplatz auch eine gute Lampe.

Stimmen Sie anfallende Kosten mit Ihrem Arbeitgeber ab

Klären Sie mit Ihrem Arbeitgeber, wer die notwendigen Arbeitsmittel (PC, Büromöbel usw.) zur Verfügung stellt und wie die Kosten verrechnet werden (zum Beispiel Telekommunikationskosten).

Vermeiden Sie Ablenkungen durch Familie oder Freunde

Wenn Sie im Homeoffice tätig sind, dann setzen Sie klare Grenzen zwischen Beruf und Privat. Bitten Sie Familie und Freunde, Sie so zu behandeln, als wären Sie tatsächlich im Büro. Ansonsten laufen Sie Gefahr, Ihre Aufgaben aus den Augen zu verlieren. Während der Arbeitszeit sind Hausarbeiten, wie Geschirrspülmaschine ausräumen, Wäsche waschen etc. tabu.

Legen Sie feste Arbeitszeiten fest

Setzen Sie feste Anfangs- und Endzeiten für Ihren Arbeitstag fest, die Sie konsequent einhalten. Ihre Kollegen wissen dann, wann Sie erreichbar sind. Und auch Ihre Familie kann sich darauf einstellen, dass sie Sie nicht stören. Die klare Abgrenzung zwischen Arbeitsleben und Privatleben ist darüber hinaus wichtig, damit Sie mental gesund bleiben.

Machen Sie Pausen

Wie im Büro sollten Sie auch daheim Pausen machen. Auch aus diesem Grund ist ein klar definierter Arbeitsbereich von Vorteil: In der Pause verlassen Sie Ihren Arbeitsplatz und können sich an einem anderen Ort erholen, zum Beispiel im Garten, im Wohnzimmer oder dem Café nebenan. Nach der Pause, die Ihnen die Möglichkeit gibt, den Kopf wieder freizubekommen, können Sie mit neuer Energie an Ihre Aufgaben im Homeoffice gehen.

Darf der Chef bei Ihnen zuhause vorbeischauen?

Würden Sie akzeptieren, dass Ihr Chef oder Kollegen Ihnen einen Besuch abstatten? Bei einigen Aufgaben könnte das durchaus der Fall sein. Verarbeiten Sie beispielsweise im Homeoffice personenbezogene Daten, die unter den Datenschutz fallen, dann muss der Arbeitgeber die notwendigen Sicherheitsvorkehrungen vor Ort überprüfen. Denn so werden die Datenschutzvorschriften eingehalten.

Auch wenn Sie regelmäßig im Homeoffice arbeiten, darf eine Fachkraft für Arbeitssicherheit bei Ihnen vorbeischauen. Allerdings können Sie vertraglich festlegen, dass solche Besuche frühzeitig angekündigt werden.

Wann ist das Arbeitszimmer steuerlich absetzbar?

Die Kosten für das häusliche Arbeitszimmer können in der Einkommensteuererklärung geltend gemacht werden. Allerdings nur unter bestimmten Voraussetzungen. Wichtig ist, dass das Homeoffice den Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit darstellt. Wer das häusliche Arbeitszimmer nicht so gut wie ausschließlich beruflich nutzt, darf Kosten dafür auch nicht anteilig von der Einkommenssteuer absetzen.

Wird ein Homeoffice zu mindestens 90 Prozent beruflich genutzt, können Berufstätige Aufwendungen als Werbungskosten geltend machen. Wer nur zeitweise in dem Zimmer arbeitet und es ansonsten zum Beispiel als Gäste- oder Spielzimmer für die Kinder nutzt, geht leer aus. „Ein häusliches Arbeitszimmer setzt neben einem büromäßig eingerichteten Raum voraus, dass es ausschließlich oder nahezu ausschließlich für betriebliche oder berufliche Zwecke genutzt wird“, erklärte der Bundesfinanzhof. Kosten für einen gemischt genutzten Raum könnten nicht geltend gemacht werden. Auch eine Arbeitsecke in einem Raum, der ansonsten privaten Zwecken dient, wird nicht akzeptiert.

Darf man als Vermieter Homeoffice verbieten?

Ob ein Vermieter Homeoffice verbieten darf oder dulden muss, war schon oft eine Frage für die Gerichte. 2009 hat der Bundesgerichtshof (BGH) in Karlsruhe ein Grundsatzurteil gefällt, wobei die Außenwirkung der geschäftlichen Tätigkeit das wichtigste Kriterium ist. Die Karlsruher Richter hatten entschieden, dass ein Vermieter freiberufliche oder gewerbliche Aktivitäten seines Mieters in der Mietwohnung nicht grundsätzlich erlauben muss, wenn die Tätigkeit nach außen hin sichtbar ist. Eine Nutzung sei jedoch zu dulden, wenn andere Mieter nicht gestört und die Wohnung nicht mehr als bei normalem Wohnen abgenutzt wird.

Was erlaubt ist und was der Vermieter untersagen kann, hängt also davon ab, wie viel die Nachbarn von der geschäftlichen Tätigkeit mitbekommen. Ablehnen kann der Vermieter eine Genehmigung außerdem dann, wenn durch die berufliche Tätigkeit eines Mieters auch die Hausordnung verletzt wird. Ein Musiker, der in seiner Wohnung Musikunterricht geben möchte, darf also keine Duldung voraussetzen. Auch wenn der Mieter laute Maschinen einsetzt, kann der Vermieter die Arbeit in der Wohnung verbieten.