Vollmacht Eigentümerversammlung: Kostenlose Mustervorlage

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Vollmacht Eigentümerversammlung

Das zentrale Gremium einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) ist die Eigentümerversammlung. Hier entscheiden die Eigentümer über die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums. In der Eigentümerversammlung entscheiden die Wohnungseigentümer über:

  • die Bestellung und Abberufung des Verwalters,
  • die Jahresabrechnung (Gesamtabrechnung und Einzelabrechnung),
  • den Wirtschaftsplan und Sonderumlagen,
  • die Entlastung des Verwalters,
  • die Wahl des Verwaltungsbeirats,
  • bauliche Maßnahmen

und vieles mehr. Der WEG-Verwalter hat mindestens einmal jährlich eine Eigentümerversammlung einzuberufen.

Da im Rahmen der Eigentümerversammlung alle wesentlichen Entscheidungen zwischen den Eigentümern und ihrem Wohneigentum geregelt werden sollen, müssen zwingend alle aktuellen Eigentümer zur Versammlung eingeladen werden. Doch manchmal kann man nicht dabei sein – egal aus welchen Gründen auch immer. Für die Willensbildung in einer Eigentümergemeinschaft ist es jedoch wichtig, dass möglichst viele Eigentümer an der jährlichen Versammlung teilnehmen. Daher sehen viele Teilungserklärungen oder Gemeinschaftsordnungen vor, dass sich Eigentümer in der Versammlung vertreten lassen können. Als Bevollmächtigte kommen insbesondere in Frage:

  • der Ehepartner,
  • ein anderer Eigentümer oder
  • die WEG-Verwaltung.

Der Personenkreis, der einen Eigentümer auf der Eigentümerversammlung vertreten darf, sollte klar definiert sein. Typisch für eine solche Einschränkung ist etwa folgende Formulierung: “Ein Wohnungseigentümer kann sich nur durch den Verwalter, seinen Ehegatten oder einen anderen Wohnungseigentümer der Gemeinschaft aufgrund schriftlicher Vollmacht vertreten lassen.”

Vertretungsverbot für die Eigentümerversammlung

Wenn Sie nicht selbst an der Versammlung teilnehmen können, prüfen Sie vorher, wer Sie vertreten darf. Für alle anderen besteht Vertretungsverbot. Sie können sich auch an Ihre Verwaltung wenden. Ihre Verwaltung informiert Sie, wem Sie eine Vollmacht Eigentümerversammlung geben dürfen.

Das Vertretungsverbot für alle anderen Personen ist umfassend gemeint. Es betrifft nicht nur die Stimmabgabe. Es erstreckt sich deshalb auch auf das Verbot, als Vertreter für einen Eigentümer irgendwelche Erklärungen abzugeben oder Anträge zu stellen. Durch eine solche einschränkende Regelung können insbesondere Rechtsanwälte als Bevollmächtigte einzelner Wohnungseigentümer von der Teilnahme an der Eigentümerversammlung ausgeschlossen werden. Dazu hat der Bundesgerichtshof entschieden, dass die Wohnungseigentümer bei der Regelung ihrer Angelegenheiten einen großen Gestaltungsspielraum haben. Gemeinschaftsfremde Einflüssen sollen vermieden werden. Die Eigentümer sollen in der Versammlung auftretende Meinungsverschiedenheiten allein unter sich austragen und sich deshalb auch nur durch bestimmte, dem eigenen Kreis nahestehende Personen vertreten lassen dürfen.

 

Eigentümerversammlung ist keine öffentliche Veranstaltung

In der Teilungserklärung oder Gemeinschaftsordnung kann nicht nur das aktive Teilnehmen außenstehender Personen verboten werden. Sogar die bloße Anwesenheit auf der Eigentümerversammlung kann verboten werden. Warum? Weil die Versammlung der Wohnungseigentümer nicht öffentlich ist. Wird durch die Teilungserklärung oder die Gemeinschaftsordnung nichts anderes festgehalten, so sind nur die Wohnungseigentümer und deren bevollmächtigte Vertreter mit der sich aus der Gemeinschaftsordnung ergebenden Einschränkung zur Teilnahme befugt.

Es kann jedoch vorkommen, dass ein Wohnungseigentümer ein berechtigtes Interesse hat, einen persönlichen Berater mit in die Versammlung zu bringen. Dafür müssen gewichtige Gründe vorliegen, die überzeigender sind als das Interesse anderer Wohnungseigentümer, unter sich zu bleiben. Das gilt besonders, wenn es sich um eine kleine Eigentümergemeinschaft handelt. Im konkreten Fall kommt es auf die Abwägung der gegensätzlichen Belange an. Das Interesse eines Wohnungseigentümers an sachkundiger Beratung kann vorrangig sein, wenn er sich auf einen in seiner Person liegenden Grund (etwa bei hohem Lebensalter) beruft oder wegen des Schwierigkeitsgrads der Angelegenheit nicht in der Lage sieht, seine Rechte in der Versammlung angemessen wahrzunehmen. Wenn das nicht der Fall ist, dann kann vom Eigentümer verlangt werden, dass er sich vor der Versammlung durch eine Person seines Vertrauens intensiv beraten lässt. Die Argumente kann er dann selbst vortragen. Es braucht kein externer Dritter zugegen sein.

Schriftliche Vollmacht

Grundsätzlich ist die Erteilung der Vollmacht Eigentümerversammlung an keine Schriftform gebunden. Das heißt: Auch eine mündliche Bevollmächtigung ist gültig. Ist allerdings geregelt, dass die Vertretung in einer Wohnungseigentümerversammlung nur durch schriftliche Bevollmächtigung zulässig ist, so kann der Vertreter von dem Vorsitzenden zurückgewiesen werden, wenn er keinen schriftlichen Nachweis seiner Bevollmächtigung vorlegen kann. Um Meinungsverschiedenheiten und Missverständnissen vorzubeugen, empfiehlt es sich, eine schriftliche Vollmacht auszustellen, wenn Sie sich in der Wohnungseigentümerversammlung vertreten lassen wollen

Vollmacht Eigentümerversammlung: Versand mit Einladung

In vielen Fällen versendet die Verwaltung  gemeinsam mit der Einladung und der Agenda zur Eigentümerversammlung  ein Formular Vollmacht Eigentümerversammlung. Wenn Sie nicht an der Versammlung teilnehmen, füllen Sie das Formular  aus und geben es demjenigen, dem Sie Ihre Vollmacht erteilen. Beachten Sie bei der Formulierung der Vollmacht, dass die Vollmacht möglichst genau Ihren Willen zum Ausdruck bringt. Außerdem ist eine klare Angabe zum Umfang empfehlenswert, damit die Vollmacht nicht Zweifel unterliegt oder zu weit gefasst ist.

Tipps zur Vollmacht Eigentümerversammlung

Da es sich bei der Teilnahme an einer Eigentümerversammlung nicht um eine höchstpersönliche Angelegenheit handelt, ist die Vertretung grundsätzlich zulässig. Vorausgesetzt wird allerdings eine nachweisbare Bevollmächtigung. Diese Vollmacht muss innerhalb der Eigentümerversammlung vor der Beschlussabstimmung für alle Teilnehmer einsehbar sein.

Wenn Sie an einer Eigentümerversammlung nicht persönlich teilnehmen können, dann überlegen Sie genau, durch wen Sie sich vertreten lassen wollen. Denken Sie daran: Die Vertretungsvollmacht umfasst auch die Ausübung des Stimmrechts. Das gilt sowohl für die Vertretung durch den Ehegatten, durch andere Miteigentümer oder durch den Verwalter wie grundsätzlich auch für die Vertretung durch Rechtsanwälte oder Steuerberater. Ihren Vertreter können Sie ermächtigen, sämtliche Abstimmungen vorbehaltlos nach seinem Ermessen vorzunehmen. Sie können Ihrem Vertreter aber auch für jeden einzelnen Tagesordnungspunkt detaillierte Stimmrechtsanweisungen erteilen.

Was sollte in einer Vollmacht für die Eigentümerversammlung stehen?

  • Angaben zur Person des Eigentümers
  • Angaben zum Eigentum
  • Persönliche Angaben des bevollmächtigten Vetreters
  • Genaue Anschrift der Immobilie
  • Unterschrift Eigentümer

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