Seit Juni 2019
Nebenkostenabrechnung
Welche Pflichten hat der Vermieter?
Die Nebenkostenabrechnung sorgt in Deutschland immer wieder für Uneinigkeit zwischen Mietern und Vermietern. Jede zweite Abrechnung ist fehlerhaft oder zumindest klärungsbedürftig, heißt es vom Deutschen Mieterbund. Und nicht selten bleiben die Fehler unerkannt, da die Abrechnung für den Mieter oftmals schwer verständlich ist und somit die Überprüfung erschwert. Was ist also Pflicht und was nicht? Grundsätzlich ist der Vermieter verpflichtet, die Nebenkosten zu tragen. In der Regel vereinbaren die Vertragsparteien jedoch, dass der Mieter die Nebenkosten im Sinne von § 2 der Betriebskostenverordnung trägt. Somit gehört die jährliche Erstellung der Nebenkostenabrechnung zu den Pflichten des Vermieters, sofern der Mieter ihm eine monatliche Vorauszahlung für die entstehenden Nebenkosten zahlt.
Welche Nebenkosten gibt es?
In einem Mehrfamilienhaus unterscheidet man in der Regel zwischen den kalten und warmen Nebenkosten. Zu den warmen Nebenkosten gehören die Kosten für Warmwasser und Heizung. Diese werden zu einem großen Teil vom jeweiligen Anbieter nach Verbrauch berechnet. Der Rest und die kalten Nebenkosten werden vom Vermieter anteilig - meist nach Wohnfläche- auf die einzelnen Mieter umgelegt. Zu den kalten Nebenkosten zählt man:
- Grundsteuer,
- Wasserkosten,
- Müllabfuhr und Straßenreinigung,
- Aufzug,
- Versicherungen,
- Hausreinigung,
- Gartenpflege,
- Außenbeleuchtung,
- Schornsteinreinigung,
- Hausmeister,
- Antenne oder Kabel,
- Sonstiges (zum Beispiel die Heizung im Treppenhaus oder die Instandhaltung von Gemeinschaftsräumen).
Die Voraussetzungen, um Nebenkosten abrechnen zu dürfen
Damit ein Vermieter die Nebenkosten abrechnen darf, muss im Mietvertrag nachvollziehbar festgehalten werden, welche Nebenkosten er dem Mieter in Rechnung stellt. Für den Mietvertrag reicht aber die Formulierung "sämtliche Betriebskosten", anstatt alle umlagefähigen Nebenkosten einzeln aufzuzählen. Dieser Begriff ist schließlich gesetzlich definiert und bedarf keiner weiteren Erläuterung.
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Die Verteiler- oder Umlageschlüssel festlegen
Es ist wichtig, bereits im Mietvertrag zu klären, wie die Nebenkosten auf die einzelnen Mieter verteilt werden sollen. Ansonsten müssen die kalten Betriebskosten nach dem Anteil der Wohnfläche abgerechnet werden. Die warmen Nebenkosten müssen zum großen Teil verbrauchsabhängig umgelegt werden. Dabei müssen Vermieter die Heizkosten mindestens zu 50 und höchstens zu 70 Prozent nach Verbrauch abrechnen. Vor allem bei älteren und schlecht gedämmten Wohnungen ist es üblich, die 70 Prozent zu nutzen. Der restliche Anteil der warmen Nebenkosten ist dann nach Wohnfläche zu berechnen.
Die Fristen der Nebenkostenabrechnung einhalten
Im § 556 BGB ist geregelt, welche Fristen Mieter und Vermieter bei der Nebenkostenabrechnung einhalten müssen. Der Mieter muss die Nebenkostenabrechnung spätestens mit Ablauf des zwölften Monats nach Ende der Abrechnungsperiode erhalten. Falls der Vermieter diese Frist versäumt, ist eine eventuelle Forderung des Vermieters nicht mehr wirksam. Der Mieter selbst hat anschließend eine Frist von zwölf Monaten, um die Nebenkostenabrechnung zu überprüfen. Die Fälligkeit eventueller Forderungen aus der Nebenkostenabrechnung liegt jedoch bei 30 Tagen nach Erhalt der Abrechnung.
Die Nebenkostenpauschale: Wer trägt das Risiko?
Mieter und Vermieter haben die Möglichkeit, eine Nebenkostenpauschale zu vereinbaren. Mit dieser Zahlung sind die Nebenkosten abgegolten, was bedeutet, dass eine zusätzliche Nebenkostenabrechnung nicht zulässig ist. Es ist dann das Risiko des Vermieters, ob die Pauschale zur Deckung der Nebenkosten ausreicht. Falls die Nebenkosten geringer ausfallen, muss die Pauschale entsprechend herabgesetzt werden.
Als Vermieter einer Immobilie tragen Sie viel Verantwortung. Es gibt keine Möglichkeit am Fiskus vorbeizukommen. Neben der Abrechnung der Nebenkostenabrechnung haben Sie viele weitere Formalitäten zu erldigen. Sollte Ihnen der Gedanke kommen, Ihre Wohnung bzw. Ihr Haus zu verkaufen, lassen Sie sich Zeit. Eine vorzeitige Bewertung Ihrer Immobilie gibt Ihnen ein erstes Gefühl dafür, ob sich ein Verkauf lohnt.
Inhalt und Form der Nebenkostenabrechnung
Die Nebenkostenabrechnung muss schriftlich erfolgen. Dabei müssen der Abrechnungszeitraum und der gültige Verteilerschlüssel genannt werden. Anschließend muss eine komplette Aufstellung der Gesamtkosten folgen. Die Abrechnung muss so erstellt werden, dass sie für den Mieter übersichtlich und rechnerisch nachvollziehbar ist. Ist etwas nicht verständlich, hat der Mieter immer das Recht, Einsicht in die entsprechenden Belege und Rechnungen zu erhalten. Die Verrechnung der geleisteten Vorauszahlungen mit den Gesamtkosten ist übrigens gesetzlich vorgeschrieben.
Nebenkostenabrechnung mit Software erstellen
Vermieter können mittlerweile auf verschiedene Software-Lösungen zurückgreifen, um eine Nebenkostenabrechnung schnell und einfach zu erstellen. Alle relevanten Daten wie Kosten, Umlageschlüssel, Vorauszahlungen und auch der Abrechnungszeitraum werden dabei von der Software erfragt. Anschließend werden die auf den einzelnen Mieter anfallenden Kosten automatisch berechnet. Eine einfach zu bedienende Lösung zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung und vielen weiteren Funktionen bietet beispielsweise die Software von objego. Diese ist speziell auf die Bedürfnisse von privaten Vermietern ausgerichtet. Sowohl für eine einzelne Eigentumswohnung als auch für ganze Mehrfamilienhäuser können die Nebenkosten mit wenigen Klicks abgerechnet und an die Mieter verschickt werden.
Gibt es, wie bei der Miete, eine Deckelung der Nebenkosten?
Eine Deckelung der Nebenkosten gibt es nicht. Aber wenn von einer Jahresabrechnung zur nächsten eine Steigerung von mehr als zehn Prozent vorkommt, muss der Vermieter das begründen und entsprechende Rechnungen vorlegen. Fehlen entsprechende Nachweise, muss der Mieter nur die Nebenkosten in Höhe der Vorjahresbeträge übernehmen.
Darf der Vermieter seine Eigenleistungen in Rechnung stellen?
Der Vermieter darf seine Eigenleistungen auf die Nebenkosten umrechnen. Dazu gehören beispielsweise das Fegen des Hofs oder das Mähen des Rasens. Diese Leistungen darf der Vermieter mit den ortsüblichen Preisen, aber ohne Mehrwertsteuer, berechnen.
Was tun, wenn der Stromzähler falsch misst?
Ist ein Mieter der Meinung, dass sein Stromzähler nicht richtig misst, hat er das Recht, eine Befundprüfung des Messgerätes zu verlangen. Zeigt der Zähler beispielsweise ohne erkennbaren Grund plötzlich einen viel höheren Verbrauch als im Vorjahr an, muss der Stromversorger beweisen, dass der Zähler richtig misst. Die Kosten der Überprüfung werden erstattet, wenn sich herausstellen sollte, dass der Zähler tatsächlich defekt ist. In diesem Fall kann die Stromabrechnung dann nach Schätzungen erfolgen und der Mieter darf zu viel gezahlte Beträge zurückfordern.
Was kann der Vermieter bei Fehlern tun?
Hat der Vermieter nach dem Abschicken der Nebenkostenabrechnung Fehler entdeckt, gibt es meist Möglichkeiten, diese noch zu korrigieren. Handelt es sich um einen formellen Fehler, muss er diesen bis zur Abrechnungsfrist korrigieren. Das bedeutet also innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums. Der formelle Fehler betrifft vor allem die vier Kernpunkte der Abrechnung: Gesamtkosten, Verteilerschlüssel, Anteil des Mieters und seine eventuellen Vorauszahlungen.
Auch bei inhaltlichen Fehlern können Vermieter innerhalb der zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraumes eine Korrektur tätigen. In Ausnahmefällen kann der Vermieter auch noch nach Ablauf dieser Frist inhaltliche Fehler korrigieren. Jedoch nur dann, wenn er selbst nichts dafür kann, dass er die Nebenkostenabrechnung erst verspätet anders berechnet, beispielsweise weil ihm Dokumente gefehlt haben.
Wichtiger Hinweis: Unsere Artikel dienen als informative Ratgeber und stellen demnach keine verbindliche Rechtsberatung dar.