Immobilienverwaltung Zwei Männer diskutieren

Unzufrieden mit der Immobilienverwaltung: Was Eigentümer tun können

Schlechte Erreichbarkeit, seltene Präsenz vor Ort, mangelhafte Leistungen, ungerechtfertigte Preiserhöhungen… Leider kommt es immer wieder vor, dass Eigentümer mit ihrer Immobilienverwaltung unzufrieden sind, aber einen ungeliebten Verwalter kann man nicht ohne Weiteres loswerden.

Generell ist bei der Verwaltung von Immobilien zwischen der WEG-, Miet- und Sondereigentumsverwaltung zu differenzieren. Während der WEG-Verwalter das gemeinschaftliche Eigentum einer Wohnungseigentümergemeinschaft betreut, ist der Miet-Verwalter regelmäßig mit der Vermietung, Durchführung und Abwicklung von Mietverhältnissen für den Eigentümer des Objektes beauftragt. Der Mietverwaltung nahe stehend ist die Sondereigentumsverwaltung, die die Verwaltung von Eigentumswohnungen in einer Wohnungseigentümergemeinschaft betrifft.

Was können Wohnungsbesitzer tun, wenn sie mit der Hausverwaltung nicht zufrieden sind? HAUSGOLD gibt Tipps und stellt Möglichkeiten vor, wie Eigentümer handeln können. Dabei konzentrieren wir uns auf die WEG-Verwaltung.

Die Bestellung eines Verwalters

Nach dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG) ist ein Verwalter zu bestellen. Die Eigentümergemeinschaft kann entweder einen Miteigentümer oder auch einen Dritten zum ordentlichen Verwalter bestellen. Grundlage der Bestellung ist der Bestellungsbeschluss, der mehrheitlich in der Wohnungseigentümerversammlung gefasst wird. Auf der Basis der organschaftlichen Bestellung wird der Hausverwalter dann auf der Grundlage eines zusätzlich mit der Eigentümergemeinschaft abzuschließenden Verwaltervertrages tätig. Dieser Verwaltervertrag ist ein Dienstvertrag im Sinne des § 611 BGB.

Die Bestellung des Immobilienverwalters ist auf einen Zeitraum von maximal fünf Jahren beschränkt. Eine Wiederwahl ist möglich. Sie darf aber frühestens ein Jahr vor Ablauf der Bestellungszeit gefasst werden. Der Verwalter haftet gegenüber der Eigentümergemeinschaft für alle von ihm zu vertretenden Vermögens- und Vertrauensschäden.

Die Abberufung der Immobilienverwaltung

Hat die Wohnungseigentümergemeinschaft einen Hausverwalter bestellt, hat diese Bestellung Bestand. Da die Gemeinschaft entschieden hat, kann die Bestellung nicht beliebig widerrufen werden.

Die Abberufung ist das Gegenstück zur Bestellung. Sie erfolgt in der Regel durch Mehrheitsbeschluss durch die Wohnungseigentümer. Ein Einzeleigentümer kann die Abberufung gerichtlich durchsetzen, wenn ihm entweder die vorherige Anrufung der Wohnungseigentümerversammlung nicht zugemutet werden kann, oder wenn dessen Versuch, einen Mehrheitsbeschluss herbeizuführen, gescheitert ist. Nur in diesen Fällen besteht für einzelne Eigentümer ein Rechtsschutzbedürfnis für das gerichtliche Abberufungsverfahren.

Die Abberufung des Verwalters kann (genau wie seine Einsetzung) durch Mehrheitsbeschluss der Eigentümerversammlung erfolgen. Weigert sich der Verwalter pflichtwidrig zu einer solchen Versammlung einzuladen, obwohl 1/4 der Wohnungseigentümer dies verlangt, kann der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder dessen Stellvertreter eine entsprechende Einberufung vornehmen.

Ein Abberufungsbeschluss ist aber auch ohne die Einberufung einer Versammlung wirksam, wenn alle Wohnungseigentümer der Abberufung des Verwalters schriftlich zustimmen. Nach § 23 Absatz 1 WEG hat die Beschlussfassung grundsätzlich in einer Eigentümerversammlung stattzufinden. Maßgebend für die Meinungsbildung sind nach § 25 Absatz 1 WEG die Absätze 2 bis 5.

Abberufung des Verwalters nur unter bestimmten Voraussetzungen

Oft wird bei der Bestellung und im Verwaltervertrag geregelt, dass die Abberufung des Verwalters nur unter bestimmten Voraussetzungen möglich ist. Insbesondere professionelle Verwalter bestehen darauf, dass eine vorzeitige Abberufung vor Ablauf des Bestellungszeitraums nur bei Vorliegen eines wichtigen Grundes möglich ist. Ein solcher liegt dann vor, wenn den Wohnungseigentümern unter Berücksichtigung aller Umstände eine weitere Zusammenarbeit mit dem Verwalter nicht mehr zugemutet werden kann, weil das erforderliche Vertrauensverhältnis nicht mehr besteht.

Wichtig: Der Verwaltervertrag bedarf zusätzlich der Kündigung durch die Wohnungseigentümergemeinschaft. Im Verwaltervertrag kann geregelt werden, dass mit der Abberufung zugleich die Kündigung des Verwaltervertrages verbunden ist.

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Die Immobilienverwaltung einfach abberufen?

Hausverwaltungen werden, wie beschrieben, in der Regel für mehrere Jahre bestellt. Zwar können die Eigentümer die Verwaltung jederzeit mit Mehrheitsbeschluss abberufen, doch das Gesetz verlangt dafür einen wichtigen Grund. Unterschlagung wäre so ein Grund oder Korruption, aber Vermutungen und Gerüchte reichen für eine Abberufung nicht aus. Gerichte fordern Beweise, wenn der Verwalter gegen seine Absetzung vorgeht.

Liegt kein krimineller Grund vor, ist es äußerst schwierig, eine Verwaltung loszuwerden. Selbst wenn sich die Verwaltung beispielsweise nicht um die Pflege der Anlage kümmert oder Sanierungen ständig schiebt, bis die Bausubstanz angegriffen ist.

Auch ein einzelner Eigentümer kann eine Abberufung durchsetzen, wenn ein triftiger, beweisbarer Grund vorliegt. Fehlt der Anlass, wird der Verwalter trotz Mehrheit wieder ins Amt gesetzt. Hat die Gemeinschaft mittlerweile eine neue Verwaltung beauftragt, kann das teuer werden.

Suchen Sie die Kommunikation mit Ihrer Verwaltung

Damit die Situation in einem Haus nicht eskaliert, wenn die Wohnungseigentümergemeinschaft mit der Hausverwaltung unzufrieden sind, empfehlen wir lösungsorientiertes, kooperatives Handeln. Möglicherweise ist der Verwaltung gar nicht bewusst, dass die Eigentümer mehr Einsatz erwarten.

  1. Das persönliche Gespräch

Um Missverständnisse zu klären, ist ein persönliches Gespräch zwischen der Immobilienverwaltung und dem Verwaltungsbeirat zu empfehlen. Vereinbaren Sie hierfür einen Termin und fühlen Sie ein sachliches Gespräch mit der Verwaltung, das in der Regel effektiver ist als ein Telefonat. Das Gespräch sollte der Beirat initiieren. Betonen Sie, dass mehrere Wohnungseigentümer unzufrieden sind, damit die Hausverwaltung sich über die Situation im Klaren ist.

  1. Das Gesprächsprotokoll

Erstellen Sie im Anschluss ein Gesprächsprotokoll, das Sie der Immobilienverwaltung zur Verfügung stellen.

  1. Das schriftliche Anschreiben

Ändert die Hausverwaltung ihr Verhalten nicht und zeigt keinen vermehrten Einsatz, so dass die Eigentümer weiterhin unzufrieden sind, dann schreiben Sie die Immobilienverwaltung an. Weisen Sie die Verwaltung darin noch einmal auf die Situation hin und bitten Sie dringend um Abhilfe. Jeder Eigentümer darf bei der WEG-Verwaltung ein solches Schreiben an den Verwalter senden. Aber auch hier hat es sich bewährt, dass der Beirat oder mehrere Eigentümer zusammen das Schreiben erstellen.

  1. Alternativangebote vergleichen

Die Wohnungseigentümergemeinschaft kann einen gewissen Druck auf die Hausverwaltung ausüben, wenn sie diese mit Konkurrenzangeboten konfrontiert. Das ist besonders effektiv, wenn die Angebote günstigere Preise oder einen besseren/größeren Leistungsumfang beinhalten. Spätestens jetzt müsste der Hausverwaltung klarwerden, dass die Eigentümer mehr Engagement und bessere Arbeit von ihr erwarten.

Wenn tatsächlich eine Neubestellung des WEG-Verwalters anliegt, dann müssen die Konkurrenzangebote mit der Einladung zur Eigentümerversammlung verschickt werden, in der ein anderer, neuer Verwalter bestellt werden oder eine Wahl zwischen dem amtierenden Verwalter und anderen Bewerbern erfolgen soll. Senden Sie hierfür die Angebote an den amtierenden Verwalter weiter mit der Bitte, diese an alle anderen Eigentümer mit der Einladung zur der Eigentümerversammlung zu versenden, in der es sich um die Bestellung des Verwalters geht.

Soll mit den Angeboten anderer Verwaltungen lediglich „Druck“ auf den amtierenden WEG-Verwalter ausgeübt werden, können Wohnungseigentümer auf der Versammlung unter dem Tagesordnungspunkt (TOP) „Verschiedenes“ die Leistungen und Preise der Konkurrenz aufgrund der eingeholten Alternativangebote ansprechen. Auch dadurch macht die Gemeinschaft deutlich, dass sie mehr Leistungen wünscht.

Fristgemäße ordentliche Kündigung

Ändert die Immobilienverwaltung ihr Verhalten trotz allem nicht und die Eigentümer sind weiterhin unzufrieden, dann ist an eine fristlose ordentliche Kündigung des Verwaltervertrags zu denken. Bei der Mietverwaltung ist das problemlos unter Einhaltung der Kündigungsfrist möglich. Bei der WEG-Verwaltung ist eine fristgemäße ordentliche Kündigung dagegen häufig nicht möglich bzw. nicht sinnvoll. Denn im Verwaltervertrag kann die Abberufung des Verwalters auf das Vorliegen eines wichtigen Grundes beschränkt sein.

Liegt kein wichtiger/krimineller Grund vor, kann der Verwalter nicht abberufen werden. Dann macht aber eine fristgemäße ordentliche Kündigung des Vertragsvertrags keinen Sinn. Selbst wenn dies möglich wäre, würde der Verwalter seinen Honoraranspruch bis zum Ende der Bestellung behalten. Ist dagegen im WEG-Verwaltervertrag die Kündigung nicht ausschließlich auf das Vorliegen eines wichtigen Grundes beschränkt und der Verwalter nicht für einen bestimmten Zeitraum bestellt, kann die Eigentümergemeinschaft den Verwalter jederzeit durch Beschluss der Eigentümerversammlung abberufen. In diesem Fall ist darauf zu achten, dass Abberufung und die einzuhaltende Kündigungsfrist in engen zeitlichem Zusammenhang stehen. Denn solange der Verwaltervertrag noch besteht, hat der Verwalter auch hier Anspruch auf sein Honorar.

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