Nebenkostenabrechnung
Welche Pflichten hat der Vermieter?

Was genau sind Nebenkosten?

Nebenkosten – oder auch Betriebskosten genannt – sind alle Kosten, die dem Vermieter durch den Gebrauch der Immobilie entstehen und auf den Mieter umgelegt werden können. Sie umfassen eine Vielzahl von Positionen, angefangen bei den Kosten für Wasser und Heizung bis hin zu den Gebühren für Müllabfuhr und Straßenreinigung. Doch nicht alles, was der Vermieter bezahlt, darf auch auf den Mieter umgelegt werden. Es gibt klare gesetzliche Vorgaben, welche Kosten in die Nebenkostenabrechnung einfließen dürfen und welche nicht.

Welche Nebenkosten gibt es?

In einem Mehrfamilienhaus unterscheidet man grundsätzlich zwischen kalten und warmen Nebenkosten. Zu den warmen Nebenkosten gehören die Kosten für Heizung und Warmwasser. Diese werden überwiegend verbrauchsabhängig berechnet und von Ihrem Energieversorger in Rechnung gestellt. Die übrigen warmen und die kalten Nebenkosten legt der Vermieter anteilig – meist nach Wohnfläche – auf die einzelnen Mieter um.

Typische kalte Nebenkosten umfassen:

• Grundsteuer,
• Wasserkosten,
• Müllabfuhr und Straßenreinigung,
• Aufzug,
• Versicherungen,
• Hausreinigung,
• Gartenpflege,
• Außenbeleuchtung,
• Schornsteinreinigung,
• Hausmeisterdienster,
• Antennen- oder Kabelanschluss,
• Sonstiges (z.B. Heizung im Treppenhaus, Instandhaltung von Gemeinschaftsräumen).

Die Voraussetzungen, um Nebenkosten abrechnen zu dürfen

Damit ein Vermieter die Nebenkosten abrechnen darf, muss im Mietvertrag nachvollziehbar festgehalten werden, welche Nebenkosten er dem Mieter in Rechnung stellt. Vermieter dürfen also nicht einfach alle Ausgaben, die sie haben, als Nebenkosten deklarieren. Für den Mietvertrag reicht aber die Formulierung "sämtliche Betriebskosten", anstatt alle umlagefähigen Nebenkosten einzeln aufzuzählen. Dieser Begriff ist schließlich gesetzlich definiert und bedarf keiner weiteren Erläuterung.

HAUSGOLD stellt Ihnen eine kostenlose Vorlage für einen lückenlosen Mietvertrag zur Verfügung. Damit sind sie richtig aufgestellt.

Die Verteiler- oder Umlageschlüssel festlegen

Es ist wichtig, bereits im Mietvertrag zu klären, wie die Nebenkosten auf die einzelnen Mieter verteilt werden sollen. Ansonsten müssen die kalten Betriebskosten nach dem Anteil der Wohnfläche abgerechnet werden. Die warmen Nebenkosten müssen zum großen Teil verbrauchsabhängig umgelegt werden. Dabei müssen Vermieter die Heizkosten mindestens zu 50 und höchstens zu 70 Prozent nach Verbrauch abrechnen. Vor allem bei älteren und schlecht gedämmten Wohnungen ist es üblich, die 70 Prozent zu nutzen. Der restliche Anteil der warmen Nebenkosten ist dann nach Wohnfläche zu berechnen.

Die Fristen der Nebenkostenabrechnung einhalten

Im § 556 BGB ist geregelt, welche Fristen Mieter und Vermieter bei der Nebenkostenabrechnung einhalten müssen. Die Nebenkostenabrechnung muss innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums dem Mieter vorliegen. Wird diese Frist überschritten, kann der Vermieter in der Regel keine Nachforderungen mehr geltend machen. Diese Frist ist für beide Seiten wichtig, denn für den Mieter bedeutet sie, dass er nach Ablauf der Frist nicht mehr mit unerwarteten Nachzahlungen rechnen muss. Der Abrechnungszeitraum kann jedoch flexibel gestaltet werden und hängt oft von der Vertragsgestaltung ab. In den meisten Fällen entspricht der Abrechnungszeitraum dem Kalenderjahr, also vom 1. Januar bis zum 31. Dezember. Es ist jedoch auch möglich, einen anderen 12-Monats-Zeitraum zu wählen.

Die Nebenkostenpauschale: Wer trägt das Risiko?

Die Nebenkostenpauschale ist ein fester Betrag, den Mieter zusätzlich zur Kaltmiete zahlen, um die Betriebskosten abzudecken. Im Gegensatz zur Nebenkostenabrechnung erfolgt bei der Pauschale keine jährliche Abrechnung – der Mieter zahlt immer denselben Betrag, unabhängig vom tatsächlichen Verbrauch.

Diese Pauschale deckt sowohl kalte als auch warme Nebenkosten ab und bietet den Vorteil konstanter und kalkulierbarer Kosten für den Mieter. Allerdings trägt der Vermieter das Risiko, falls die tatsächlichen Kosten höher ausfallen als die Pauschale. Wird weniger verbraucht, profitiert der Mieter, ohne dass eine Rückzahlung erfolgt.

In vielen Mietverträgen wird die Nebenkostenpauschale auch als "Warmmiete" bezeichnet. Wichtig zu wissen: Bei einer Pauschale gibt es keine Nachforderungen oder Rückzahlungen – sie bleibt fix, unabhängig von den tatsächlichen Betriebskosten.

Inhalt und Form der Nebenkostenabrechnung

Die Nebenkostenabrechnung muss schriftlich erfolgen. Dabei müssen der Abrechnungszeitraum und der gültige Verteilerschlüssel genannt werden. Anschließend muss eine komplette Aufstellung der Gesamtkosten folgen. Die Abrechnung muss so erstellt werden, dass sie für den Mieter übersichtlich und rechnerisch nachvollziehbar ist. Ist etwas nicht verständlich, hat der Mieter immer das Recht, Einsicht in die entsprechenden Belege und Rechnungen zu erhalten. Die Verrechnung der geleisteten Vorauszahlungen mit den Gesamtkosten ist übrigens gesetzlich vorgeschrieben.

Nebenkostenabrechnung mit Software erstellen

Vermieter können mittlerweile auf verschiedene Software-Lösungen zurückgreifen, um eine Nebenkostenabrechnung schnell und einfach zu erstellen. Alle relevanten Daten wie Kosten, Umlageschlüssel, Vorauszahlungen und auch der Abrechnungszeitraum werden dabei von der Software erfragt. Anschließend werden die auf den einzelnen Mieter anfallenden Kosten automatisch berechnet. Eine einfach zu bedienende Lösung zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung und vielen weiteren Funktionen bietet beispielsweise die Software von objego. Diese ist speziell auf die Bedürfnisse von privaten Vermietern ausgerichtet. Sowohl für eine einzelne Eigentumswohnung als auch für ganze Mehrfamilienhäuser können die Nebenkosten mit wenigen Klicks abgerechnet und an die Mieter verschickt werden.

Gibt es eine Deckelung der Nebenkosten wie bei der Miete?

Eine direkte Deckelung der Nebenkosten, wie sie für Mieten existiert, gibt es nicht. Allerdings sind Vermieter verpflichtet, erhebliche Steigerungen der Nebenkosten zu begründen. Kommt es von einer Jahresabrechnung zur nächsten zu einer Erhöhung von mehr als zehn Prozent, muss der Vermieter detaillierte Nachweise und Rechnungen vorlegen, die diese Steigerung belegen.

Fehlen solche Nachweise, hat der Mieter das Recht, die Nebenkosten auf dem Niveau des Vorjahres zu halten. Das bedeutet, dass Mieter nicht ohne Weiteres mit überhöhten Betriebskosten belastet werden dürfen. Diese Regelung schützt Mieter vor willkürlichen oder unberechtigten Erhöhungen und stellt sicher, dass alle Kosten nachvollziehbar und gerechtfertigt sind.

Darf der Vermieter seine Eigenleistungen in Rechnung stellen?

Ja, der Vermieter darf seine Eigenleistungen in die Nebenkostenabrechnung einfließen lassen. Dazu gehören Tätigkeiten wie das Fegen des Hofs, das Mähen des Rasens oder kleinere Instandhaltungsarbeiten. Diese Arbeiten kann der Vermieter mit den ortsüblichen Preisen berechnen, allerdings ohne die Mehrwertsteuer.

Wichtig ist, dass die berechneten Kosten angemessen und marktüblich sind. Der Vermieter darf sich nicht überhöhte Beträge für seine Eigenleistungen in Rechnung stellen. Die Preise sollten sich an den Kosten orientieren, die bei der Beauftragung eines externen Dienstleisters anfallen würden. Zudem sollten die Leistungen klar benannt und dokumentiert sein, um Transparenz zu gewährleisten.

Was tun, wenn der Stromzähler falsch misst?

Ist ein Mieter der Meinung, dass sein Stromzähler nicht richtig misst, hat er das Recht, eine Befundprüfung des Messgerätes zu verlangen. Zeigt der Zähler beispielsweise ohne erkennbaren Grund plötzlich einen viel höheren Verbrauch als im Vorjahr an, muss der Stromversorger beweisen, dass der Zähler richtig misst. Die Kosten der Überprüfung werden erstattet, wenn sich herausstellen sollte, dass der Zähler tatsächlich defekt ist. In diesem Fall kann die Stromabrechnung dann nach Schätzungen erfolgen und der Mieter darf zu viel gezahlte Beträge zurückfordern.

Was kann der Vermieter bei Fehlern tun?

Hat der Vermieter nach dem Abschicken der Nebenkostenabrechnung Fehler entdeckt, gibt es meist Möglichkeiten, diese noch zu korrigieren. Handelt es sich um einen formellen Fehler, muss er diesen bis zur Abrechnungsfrist korrigieren. Das bedeutet also innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums. Der formelle Fehler betrifft vor allem die vier Kernpunkte der Abrechnung: Gesamtkosten, Verteilerschlüssel, Anteil des Mieters und seine eventuellen Vorauszahlungen.

Auch bei inhaltlichen Fehlern können Vermieter innerhalb der zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraumes eine Korrektur tätigen. In Ausnahmefällen kann der Vermieter auch noch nach Ablauf dieser Frist inhaltliche Fehler korrigieren. Jedoch nur dann, wenn er selbst nichts dafür kann, dass er die Nebenkostenabrechnung erst verspätet anders berechnet, beispielsweise weil ihm Dokumente gefehlt haben.

Wichtiger Hinweis: Unsere Artikel dienen als informative Ratgeber und stellen demnach keine verbindliche Rechtsberatung dar.