Vollmacht Eigentümerversammlung
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Was ist eine Eigentümerversammlung?
Das zentrale Gremium einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) ist die Eigentümerversammlung. Hier entscheiden die Eigentümer über die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums. In der Eigentümerversammlung entscheiden die Wohnungseigentümer über:
- die Bestellung und Abberufung des Verwalters,
- die Jahresabrechnung (Gesamtabrechnung und Einzelabrechnung),
- den Wirtschaftsplan und Sonderumlagen,
- die Entlastung des Verwalters,
- Änderungen der Hausordnung
- die Wahl des Verwaltungsbeirats,
- bauliche Maßnahmen
und vieles mehr. Der WEG-Verwalter hat mindestens einmal jährlich eine Eigentümerversammlung einzuberufen. Jeder Eigentümer hat das Recht, an der Versammlung teilzunehmen, Anträge zu stellen und abzustimmen. Die Stimmgewichtung richtet sich in der Regel nach den Miteigentumsanteilen. Die Beschlüsse der Eigentümerversammlung werden nach bestimmten Mehrheitsregeln gefasst und sind für alle Wohnungseigentümer bindend.
Die Einladung zur Eigentümerversammlung muss allen Eigentümern unter Einhaltung einer vorgeschriebenen Frist und mit einer Tagesordnung zugesandt werden, damit sich alle Beteiligten auf die Versammlung vorbereiten können.
Wer muss an einer Eigentümerversammlung teilnehmen?
Die Teilnahme an der Eigentümerversammlung ist jedem Eigentümer freigestellt, jedoch ist es für die Entscheidungsfindung und die Beschlussfähigkeit der Versammlung von Bedeutung, dass möglichst viele Eigentümer teilnehmen oder sich vertreten lassen. Ein Eigentümer kann sich durch einen anderen Eigentümer, einen Rechtsanwalt oder eine andere bevollmächtigte Person vertreten lassen, sofern die Vollmacht schriftlich erteilt wurde.
Der Verwalter der Wohnungseigentümergemeinschaft ist verpflichtet, an der Eigentümerversammlung teilzunehmen, da er eine zentrale Rolle in der Organisation und Durchführung der Versammlung spielt, sowie in der Umsetzung der gefassten Beschlüsse.
An wen darf eine Vollmacht für die Eigentümerversammlung übertragen werden?
Für die Willensbildung, Abstimmungen und Beschlüsse in einer Eigentümergemeinschaft ist es wichtig, dass möglichst viele Eigentümer an der jährlichen Versammlung teilnehmen. Daher sehen viele Teilungserklärungen oder Gemeinschaftsordnungen vor, dass sich Eigentümer in der Versammlung vertreten lassen können. Als Bevollmächtigte kommen insbesondere in Frage:
- der Ehepartner,
- der Miteigentümer,
- der Anwalt,
- eine Vertrauensperson oder
- die WEG-Verwaltung
Der Personenkreis, der einen Eigentümer auf der Eigentümerversammlung vertreten darf, sollte klar definiert sein. Typisch für eine solche Einschränkung ist etwa folgende Formulierung: “Ein Wohnungseigentümer kann sich nur durch den Verwalter, seinen Ehegatten oder einen anderen Wohnungseigentümer der Gemeinschaft aufgrund schriftlicher Vollmacht vertreten lassen.”
In einigen Fällen kann die Gemeinschaftsordnung bestimmte Personen von der Möglichkeit ausschließen, als Bevollmächtigte zu fungieren. Dies könnte zum Beispiel auf den Verwalter zu treffen, um Interessenkonflikte zu vermeiden.
In vielen Gemeinschaftsordnungen ist festgelegt, dass eine Person nicht eine unbegrenzte Anzahl von Eigentümern vertreten darf, um eine zu starke Machtkonzentration zu verhindern. Häufig ist die Anzahl der Vollmachten, die ein Einzelner halten darf, auf zwei oder drei beschränkt.
Ist die Eigentümerversammlung eine öffentliche Veranstaltung?
In der Teilungserklärung oder Gemeinschaftsordnung kann nicht nur das aktive Teilnehmen außenstehender Personen verboten werden. Sogar die bloße Anwesenheit auf der Eigentümerversammlung kann verboten werden. Warum? Weil die Versammlung der Wohnungseigentümer nicht öffentlich ist. Wird durch die Teilungserklärung oder die Gemeinschaftsordnung nichts anderes festgehalten, so sind nur die Wohnungseigentümer und deren bevollmächtigte Vertreter mit der sich aus der Gemeinschaftsordnung ergebenden Einschränkung zur Teilnahme befugt.
Es kann jedoch vorkommen, dass ein Wohnungseigentümer ein berechtigtes Interesse hat, einen persönlichen Berater mit in die Versammlung zu bringen. Dafür müssen gewichtige Gründe vorliegen, die überzeugender sind als das Interesse anderer Wohnungseigentümer, unter sich zu bleiben. Das gilt besonders, wenn es sich um eine kleine Eigentümergemeinschaft handelt. Im konkreten Fall kommt es auf die Abwägung der gegensätzlichen Belange an. Das Interesse eines Wohnungseigentümers an sachkundiger Beratung kann vorrangig sein, wenn er sich auf einen in seiner Person liegenden Grund (etwa bei hohem Lebensalter) beruft oder wegen des Schwierigkeitsgrads der Angelegenheit nicht in der Lage sieht, seine Rechte in der Versammlung angemessen wahrzunehmen. Wenn das nicht der Fall ist, dann kann vom Eigentümer verlangt werden, dass er sich vor der Versammlung durch eine Person seines Vertrauens intensiv beraten lässt. Die Argumente kann er dann selbst vortragen. Es braucht kein externer Dritter zugegen sein.
Welche Formalitäten müssen bei einer Vollmacht eingehalten werden?
Grundsätzlich ist die Erteilung der Vollmacht Eigentümerversammlung an keine Schriftform gebunden. Das heißt: Auch eine mündliche Bevollmächtigung ist gültig. Ist allerdings geregelt, dass die Vertretung in einer Wohnungseigentümerversammlung nur durch schriftliche Bevollmächtigung zulässig ist, so kann der Vertreter von dem Vorsitzenden zurückgewiesen werden, wenn er keinen schriftlichen Nachweis seiner Bevollmächtigung vorlegen kann. Um Meinungsverschiedenheiten und Missverständnissen vorzubeugen, empfiehlt es sich, eine schriftliche Vollmacht auszustellen, wenn Sie sich in der Wohnungseigentümerversammlung vertreten lassen wollen.
Soll die Vollmacht in Textform bestehen, sollten Sie auf folgende Formalitäten achten und Angaben angeben:
- Angaben zum Vollmachtgeber (Name, Adresse, Wohnungs- oder Einheitennummer)
- Angaben zum Bevollmächtigten (Name, Adresse)
- Stimmrechtsvollmacht
- Berechtigung Anträge zu stellen
- Berechtigung Widerspruch einzulegen
- Geltungsdauer (oder Dauervollmacht)
- Weisungen für Stimmabgabe zu bestimmten Tagesordnungspunkten
- Unterschrift
Die Vollmacht muss vor oder bei Beginn der Eigentümerversammlung dem Versammlungsleiter vorgelegt werden, damit die Vertretungsberechtigung überprüft und anerkannt werden kann.
In vielen Fällen versendet die Verwaltung gemeinsam mit der Einladung und der Agenda zur Eigentümerversammlung ein Formular Vollmacht Eigentümerversammlung. Wenn Sie nicht an der Versammlung teilnehmen, füllen Sie das Formular aus und geben es demjenigen, dem Sie Ihre Vollmacht erteilen.
Was ist eine Untervollmacht?
Eine Untervollmacht ist eine Vollmacht, die von einer Person, die bereits bevollmächtigt wurde (dem Hauptbevollmächtigten), erteilt wird, um eine dritte Person zu ermächtigen, in ihrem Namen und im Namen des ursprünglichen Vollmachtgebers zu handeln. Das bedeutet, dass der Hauptbevollmächtigte einen Teil oder die gesamte ihm erteilte Befugnis an eine andere Person weitergibt, damit diese in bestimmten Angelegenheiten oder Situationen handeln kann.
Die Erteilung einer Untervollmacht ist besonders in komplexen oder umfangreichen Angelegenheiten nützlich, in denen der Hauptbevollmächtigte nicht alle Aufgaben selbst erfüllen kann oder will und daher Unterstützung benötigt. Die Untervollmacht muss dabei die gleichen Formalitäten wie eine normale Vollmacht erfüllen, insbesondere muss klar definiert sein, für welche Bereiche und in welchem Umfang die Untervollmacht gilt.
Die Möglichkeit, eine Untervollmacht zu erteilen, muss in der ursprünglichen Vollmacht ausdrücklich vorgesehen sein, es sei denn, es besteht eine gesetzliche Regelung oder berufliche Praxis, die dies erlaubt (z.B. bei Rechtsanwälten).
Wann ist eine Vollmacht für die Eigentümerversammlung nicht zulässig?
Eine Vollmacht für die Eigentümerversammlung ist in bestimmten Situationen nicht zulässig oder ihre Verwendung kann eingeschränkt sein. Hier sind einige Beispiele, wann eine Vollmacht nicht zulässig sein kann:
- Verstoß gegen die Gemeinschaftsordnung: Wenn die Gemeinschaftsordnung der Wohnungseigentümergemeinschaft spezifische Regeln zur Vertretung in der Eigentümerversammlung festlegt und die Erteilung einer Vollmacht darin beschränkt oder ausgeschlossen wird. Beispielsweise kann es Einschränkungen geben, wie viele Vollmachten eine Person halten darf.
- Interessenkonflikte: Eine Vollmacht ist möglicherweise nicht zulässig, wenn durch die Vertretung ein Interessenkonflikt entsteht. Dies könnte der Fall sein, wenn der Bevollmächtigte in einer Angelegenheit, die in der Versammlung besprochen wird, eigene Interessen verfolgt, die denen des Vollmachtgebers entgegenstehen.
- Ausschluss bestimmter Personen als Bevollmächtigte: In manchen Fällen kann die Gemeinschaftsordnung oder das Gesetz bestimmte Personen oder Personengruppen von der Möglichkeit, als Bevollmächtigter zu fungieren, ausschließen. Ein häufiges Beispiel ist der Ausschluss des Verwalters oder von Dienstleistern der Gemeinschaft als Bevollmächtigte, um Interessenkonflikte zu vermeiden.
- Fehlende Schriftform: Wenn die Vollmacht nicht in der vorgeschriebenen Form, üblicherweise schriftlich, erteilt wurde. Die genauen Anforderungen können je nach Gemeinschaftsordnung variieren, aber in der Regel ist eine schriftliche Form erforderlich, um Missverständnisse zu vermeiden und einen Nachweis der Bevollmächtigung zu haben.
- Überschreitung des erlaubten Umfangs: Eine Vollmacht kann unzulässig sein, wenn sie dem Bevollmächtigten Befugnisse einräumt, die über das zulässige Maß hinausgehen, wie zum Beispiel die Entscheidung über Sachverhalte, die laut Wohnungseigentümergesetz oder Gemeinschaftsordnung der persönlichen Entscheidung jedes einzelnen Eigentümers vorbehalten sind
