Die professionelle Verwaltung von Immobilien erfordert neben umfangreichem Fachwissen auch jede Menge Zeit. Viele Besitzer entscheiden sich deshalb, diese Aufgabe einer zuverlässigen Hausverwaltung zu überlassen. Wie Sie eine gute Hausverwaltung in der Nähe finden und was diese können sollte, erfahren Sie auf diesen Seiten.

Wer sollte eine Hausverwaltung beauftragen?

Die meisten Eigentümer von Mietshäusern oder Mietwohnungen gehen im täglichen Leben einer Hauptbeschäftigung nach, die einen großen Teil der zur Verfügung stehenden Zeit einnimmt. Die Verwaltung der Mietobjekte stellt eine zusätzliche Belastung dar, die nicht immer leicht zu bewältigen ist. Darüber hinaus erfordert die gewissenhafte Betreuung von Immobilien umfangreiches Fachwissen. Die vielfältigen Regelungen und Vorschriften sind für einen Laien oft nicht in vollem Umfang zu überblicken. Deshalb konzentrieren sich viele Besitzer von Mietimmobilien lieber auf ihr Hauptgeschäft und überlassen es einem zuverlässigen Hausverwalter, sich um die Immobilien und die Mieter zu kümmern.

Wie finde ich eine gute Hausverwaltung in der Nähe?

Wenn es darum geht, eine Hausverwaltung zu suchen, hilft natürlich auch hierbei ein Blick auf die einschlägigen Seiten im Internet. Hier können Sie sich einen ersten Überblick darüber verschaffen, welche Anbieter in Ihrer Region vertreten sind. Allerdings sagt eine schicke Webseite noch nichts über die Qualität einer Hausverwaltung aus. Um eine kompetente Hausverwaltung zu finden, die den vielfältigen Aufgaben einer Immobilienbetreuung gewachsen ist, sollten Sie verschiedene Kriterien überprüfen. Für das Berufsbild des Hausverwalters gibt es keine vorgeschriebene Ausbildung. Um sich als Hausverwalter selbstständig zu machen, genügt ein von der zuständigen Behörde ausgestellter

  • Gewerbeschein
  • eine Berufshaftpflichtversicherung
  • persönliche Zuverlässigkeit
  • geordnete Vermögensverhältnisse

Außerdem ist eine regelmäßige Teilnahme an Weiterbildungsmaßnahmen vorgeschrieben. Mit 20 Stunden innerhalb von drei Jahren stellt diese Anforderung jedoch keine besonders große Hürde dar.

Eine gewisse Sicherheit verspricht die Mitgliedschaft in einem Berufsverband wie dem IVD oder dem DDIV. Hausverwalter, die in der Vergangenheit nicht korrekt gearbeitet haben, werden bei Bekanntwerden von schwerwiegenden Problemen aus diesen Verbänden ausgeschlossen. Doch auch wenn ein Hausverwalter Mitglied in einem Verband ist, sollten Sie auf einen eingehenden Check nicht verzichten und die wichtigsten Voraussetzungen für eine Hausverwaltung überprüfen. In vielen Fällen können Sie eine neue Hausverwaltung durch Vermittlung von Freunden, Bekannten oder Geschäftspartnern finden, die gute Erfahrungen mit einem Verwalter gemacht haben.

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Die zehn wichtigsten Merkmale für eine passende Hausverwaltung

Bei der Auswahl einer passenden Hausverwaltung, die Ihren individuellen Ansprüchen und Bedürfnissen gerecht werden kann, empfiehlt es sich, einige grundlegende Punkte zu prüfen.

  1. Handelt es sich um einen hauptberuflichen Hausverwalter?
  2. Wann wurde die Hausverwaltung gegründet?
  3. Besteht eine Mitgliedschaft in einem Berufsverband?
  4. Über welche Ausbildung oder nachgewiesene Fachkompetenz verfügt der Verwalter?
  5. Wie sieht die rechtliche Stellung des Unternehmens aus?
  6. Ist der Firmensitz in Deutschland?
  7. Welche Referenzen sind vorhanden?
  8. Ist der Versicherungsschutz ausreichend?
  9. Wie sieht die Kostenstruktur des Unternehmens aus?
  10. Welche Vertragsmodelle gibt es?

Insbesondere wenn die Vermietung von Immobilien für Sie eine Nebeneinnahme darstellt und die Zahl Ihrer Einheiten beschränkt ist, sollten Sie darüber hinaus prüfen, ob die Hausverwaltung kleine Objekte betreut und dafür entsprechende Vertragsoptionen anbietet.

Wie kann man eine Hausverwaltung wechseln?

Grundsätzlich sollte die Zusammenarbeit mit einer Hausverwaltung langfristig angelegt werden. Je besser ein Verwalter die Objekte und die Mieter kennt, desto konfliktfreier und effizienter gestaltet sich die Verwaltung. Kommt es jedoch vermehrt zu Umstimmigkeiten und Problemen zwischen den einzelnen Parteien, kann es besser sein, der Hausverwaltung zu kündigen. Ob und wann eine Kündigung der Hausverwaltung möglich und sinnvoll ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab.

Sind Sie alleiniger Besitzer eines Mietshauses, können Sie auch allein über einen Wechsel der Hausverwaltung entscheiden. Anders sieht dies aus, wenn Sie eine Wohnung innerhalb eines größeren Komplexes besitzen und die WEG den Verwaltervertrag abgeschlossen hat. In diesem Fall muss die Wohnungseigentümergemeinschaft in einer Versammlung über einen möglichen Wechsel des Hausverwalters abstimmen. Die Eigentümergemeinschaft muss in ihrer Gesamtheit nach einer neuen Hausverwaltung suchen. Wer sich konkret um die Suche nach einem neuen Verwalter kümmern soll, wird im Rahmen einer Eigentümerversammlung bestimmt.

Wie wird bestehender Verwaltervertrag gekündigt?

Seit dem Inkrafttreten des neuen WEMoG Ende des Jahres 2022 bedarf es zur Kündigung eines Verwalters keinen wichtigen Grund mehr. Vielmehr kann der Verwaltervertrag jederzeit ohne Angabe von Gründen gekündigt werden. Bevor Sie die Hausverwaltung wechseln, sollten Sie jedoch rechtzeitig einen neuen Verwalter bestellen.

Ein Verwaltervertrag läuft aus und wird nicht automatisch verlängert. Auch in einer solchen Situation sollte rechtzeitig eine Nachfolgeregelung getroffen werden. Eine solche Lösung zu finden liegt allein in der Verantwortung der Eigentümer. Der ausscheidende Verwalter ist nicht verpflichtet, einen Nachfolger zu finden.

Was beinhaltet ein Hausverwaltervertrag?

Einem bestellten Hausverwalter obliegt grundsätzlich:

  • die Erstellung von Betriebskostenabrechnungen
  • die Pflege und Instandsetzung des Gebäudes und der Außenanlagen
  • die Kalkulation von Energiekosten und die
  • Überwachung von Energielieferungen

Darüber hinaus kümmern sich Hausverwaltungen um die Organisation von Eigentümerversammlungen. Auch die Suche nach neuen Mietern kann einer Hausverwaltung übertragen werden. Einzelheiten zu den jeweiligen Aufgaben werden in einem Hausverwaltervertrag klar vereinbart.

Achten Sie auf den Versicherungsschutz

Weil die Verwalter für große Vermögenswerte verantwortlich sind, sollten die Hausverwaltung unbedingt einen entsprechenden Versicherungsschutz nachweisen können. Denn selbst ausgewiesenen Profis unterlaufen Fehler, und dann ist guter Rat teuer. Der IVD empfiehlt, eine Vermögensschadenshaftpflichtversicherung abzuschließen. Diese kommt im Schadensfall für die finanziellen Verluste der Eigentümer auf und sollte Schäden von mindestens 100.000 Euro zweifach im Jahr abdecken. Alle Verwalter im Immobilienverband IVD müssen eine solche Versicherung nachweisen. Vielfach unterschätzt wird die Bedeutung der Vertrauensschadensversicherung. Eine solche Versicherung schützt nicht allein die Eigentümer vor den Folgen von Veruntreuungen, sondern entlastet beispielsweise auch Verwalter, WEG-Beiräte und Eigentümer. Die Vertrauensschadenshaftpflichtversicherung sei somit eine wichtige Voraussetzung für den entspannten Umgang zwischen Auftraggeber und Dienstleister. Wenn Ihr Verwalter IVW-Mitglied ist, dann ist diese Versicherung vorhanden. Der Verband hat seit Anfang 2009 für alle Mitglieder eine Vertrauensschadenshaftpflichtversicherung über 150.000 Euro verbindlich abgeschlossen, so dass Eigentümer, die einen IVD-Verwalter beauftragen, rundum geschützt sind.

Kontrollfunktion wahrnehmen

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Wichtig für die Zusammenarbeit ist auch, dass die Eigentümer ihre Kontrollfunktion ausüben und dass die Hausverwaltung dies auch ohne Weiteres zulässt. Bei der Überprüfung von Rechnungen und Kontoauszügen begnügen sich viele Eigentümer mit Kopien. Wer wirklich sicher gehen will, dass alles seine Ordnung hat, sollte jedoch auf Originale bestehen. Vor allem, wenn es um die Überprüfung der Kontoauszüge geht. Vielfach unterschätzt wird zudem der gegenseitige Beratungsbedarf, zum Beispiel beim Wirtschaftsplan für das kommende Jahr. In Wohnungseigentümergemeinschaften wird der Wirtschaftsplan in der Regel auf der jährlichen erstmals vorgestellt und dann häufig kontrovers diskutiert. Dabei könnte der Plan mit den Beiräten auch schon im Vorfeld besprochen werden.

Auch wenn ein Verwalter eine Sondervergütung für bestimmte Aufgaben verlangt, sollten sich die Eigentümer vorher erklären lassen, warum dies vereinbart werden soll. Das ist kein Grund für Misstrauen. Grundsätzlich werden Sondervergütungen bei der Abwicklung von Versicherungsfällen und bei der Durchführung von Baumaßnahmen vereinbart. Beiräte und Eigentümer müssen aber nicht jeden Schritt ihres Verwalters kontrollieren. Ziel sollte eine partnerschaftliche Zusammenarbeit sein, bei der auf Augenhöhe begegnet wird. Die Hausverwaltung ist kein Dienstleister, der vom Beirat oder den Eigentümern herumkommandiert werden will. Wer das berücksichtigt, schafft eine gute Basis für die Zusammenarbeit mit der Hausverwaltung.

Kann eine Immobilie selbst verwaltet werden?

Grundsätzlich besteht keine Pflicht, einen Hausverwalter einzusetzen. Insbesondere wenn Sie alleiniger Besitzer einer Immobilie mit mehreren Einheiten sind, können Sie mit der Immobilienverwaltung und der Vermietung verbundene Aufgaben auch selbst übernehmen. Dabei ist jedoch zu beachten, dass dies mit einem hohen zeitlichen Aufwand verbunden ist und Sie für Ihre Mieter jederzeit ansprechbar sein müssen. Zur Bewältigung der vielfältigen Aufgaben gibt es mittlerweile die Möglichkeit, die Hausverwaltung online zu erledigen. Die dazu nötige Hausverwaltung Software verlangt jedoch ebenfalls eine intensive Beschäftigung mit dem Thema. Bei Objekten mit mehreren voneinander unabhängigen Eigentümern ist es in jedem Fall ratsam, eine zuständige Hausverwaltung zu finden.

Die digitale Hausverwaltung

Immer öfter fragen sich Vermieter, ob sie tatsächlich eine externe Hausverwaltung benötigen oder die mit der Verwaltung verbundenen Aufgaben mit Hilfe entsprechender Software erledigt werden können. Innovative Programme helfen nicht nur bei der Erfassung relevanter Daten und der Erstellung von Betriebskostenabrechnungen, sie ermöglichen auch die digitale Ablage von Belegen und Dokumenten. Dadurch werden viele Aufgaben deutlich erleichtert. Dennoch ist eine externe Hausverwaltung immer noch die bequemere und weniger zeitaufwändige, aber auch kostenintensivere Lösung.

Fazit - Lohnt sich eine Hausverwaltung?

Eine neue Hausverwaltung zu finden bedarf einer intensiven Vorbereitung, bei der vielfältige Punkte beachtet werden müssen. Wenn eine Hausverwaltung von einer Eigentümergemeinschaft mit der Betreuung einer Immobilie betraut wird, übernimmt sie damit alle Aufgaben, die mit der Instandhaltung des Objektes, der Erstellung von Abrechnungen und der Mieterbetreuung verbunden sind. Deshalb ist die gewissenhafte Auswahl des richtigen Anbieters von entscheidender Bedeutung.

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