Aufgaben der Hausverwaltung
Was übernimmt eine gute Hausverwaltung?

Gemeinschafts- vs. Sondereigentum

Der WEG-Verwalter ist also für die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums zuständig. Doch was genau ist der Unterschied zwischen Gemeinschafts- und Sondereigentum? Sondereigentum betrifft einzelne Eigentumswohnungen (es kann sich aber auch um eine Doppelhaushälfte oder ein Reihenhaus handeln), die nach der Abgeschlossenheitsbescheinigung eine Einheit darstellt. Gemeinschaftseigentum betrifft allerdings die Teile des Gebäudes, die allen Eigentümern gemeinsam gehören. Dazu gehören zum Beispiel Treppenhäuser oder Heizungsanlagen. In der Teilungserklärung ist zu finden, welche Teile welchem Eigentümer gehören.

Die Aufgaben einer Hausverwaltung

Die Aufgaben sind natürlich davon abhängig, ob es sich um einen WEG-Verwalter oder einen Miethausverwalter handelt. Da jedoch nur die Aufgaben des WEG-Verwalters im § 27 WEG gesetzlich geregelt sind, haben wir diese aufgeführt. Der WEG-Verwalter muss also unter anderem:

• die Beschlüsse der Wohnungseigentümer durchführen.
• dafür sorgen, dass die Hausordnung eingehalten wird.
• Maßnahmen für ordnungsmäßige Instandhaltung und Instandsetzung des gemeinschaftlichen Eigentums treffen.
• die gemeinschaftlichen Gelder verwalten (getrennt von seinem eigenen Vermögen gehalten).
• Willenserklärungen und Zustellungen entgegennehmen.
• sich um die Verträge mit Öl- oder Gaslieferanten, Handwerkern, Technikern oder Reinigungskräften kümmern.
• die Jahresabrechnung aller Hausgelder übernehmen.
• die Instandhaltungsrücklagen verwalten.

Die Verwaltersuche – unsere Tipps

In Deutschland darf theoretisch jeder als WEG- bzw. Miethausverwalter auftreten. Aus diesem Grund ist es gar nicht so einfach, eine seriöse und kompetente Hausverwaltung zu finden. Schließlich muss sie gewissen Mindeststandards entsprechen. Stellen Sie sich bei der Wahl eines Anbieters am besten die folgenden Fragen:

• Ist die Hausverwaltung gut organisiert? Die Hausverwaltung muss zum Eigentümer einen stetigen Kontakt haben und alles gut im Blick behalten. Hier ist eine gute Organisation also ein Muss.
• Ist der Anbieter haupt- oder nebenberuflich Hausverwalter? Um einen guten und umfangreichen Service gewährleisten zu können, ist es natürlich empfehlenswert, einen Anbieter zu wählen, der hauptberuflich Hausverwalter ist. Denn führt Ihr Verwalter nebenbei beruflich etwas anderes aus, kann der Service sehr darunter leiden.
• Hat der Verwalter ein gutes kaufmännisches Verständnis? Der Hausverwalter muss ein gutes kaufmännisches Wissen haben, da der Umgang mit Zahlen zu seinen täglichen Aufgaben gehört. Diese sind unter anderem die ordnungsgemäße Mietenbuchhaltung, die jährliche Abrechnung der Bewirtschaftungskosten in Form von Betriebskosten- oder Wohngeldabrechnungen und die Aufstellung eines Wirtschaftsplans für das kommende Jahr.
• Hat der Anbieter viel Erfahrung in der Branche? Meist gilt: Je älter die Firma ist, desto besser. Denn das bedeutet nicht nur, dass die Firma viel Erfahrung in der Branche sammeln konnte, sondern auch, dass sie gut genug ist, um so lange am Markt zu bleiben.
• Ist die Hausverwaltung Mitglied in einem Verband? Ist die Firma Mitglied in einem renommierten Verwalterverband, so erkennt man, dass die Verwaltung gewisse berufliche Mindeststandards einhält und gewisse Voraussetzungen für die Aufnahme in Fachverbände erfüllt.
• Wo ist der Sitz der Verwaltung? Idealerweise befindet sich das Büro in der Nähe Ihres Objektes. Denn falls etwas passieren sollte, muss ein schnelles Handeln ermöglicht werden.

Die Verwaltersuche: Eine langfristige Zusammenarbeit

Streben Sie möglichst eine langfristige Zusammenarbeit mit der Hausverwaltung an. Langfristig kann die Verwaltung Ihre Immobilie besser „in Schuss halten“. Jeder Verwalterwechsel ist mit Aufwand verbunden. Bevor sich eine Hausverwaltung aktiv mit dem Tagesgeschäft beschäftigen kann, muss sie die zu verwaltende Immobilie und ihre Eigentümer genau kennen lernen. Je größer das Haus ist und je mehr Differenzen es innerhalb der WEG gibt, desto länger dauert die Einarbeitungszeit. Zeit, die die Verwaltung lieber gezielt in den Erhalt Ihrer Immobilie stecken sollte.

Denken Sie an den Versicherungsschutz!

Eine gute Hausverwaltung kann auf jeden Fall einen Versicherungsschutz nachweisen. Die Verwaltung ist schließlich für große Vermögenswerte verantwortlich. Denn selbst Profis können immer wieder Fehler unterlaufen. Der IVD empfiehlt, eine Vermögensschadenshaftpflichtversicherung abzuschließen. Diese kommt im Schadensfall für die finanziellen Verluste der Eigentümer auf und sollte Schäden von mindestens 100 000 Euro zweifach im Jahr abdecken.

Außerdem ist auch die Vertrauensschadensversicherung von großer Bedeutung. Eine solche Versicherung schützt nicht allein die Eigentümer vor den Folgen von Veruntreuungen, sondern entlastet beispielsweise auch Verwalter, WEG-Beiräte und Eigentümer.

Hausverwaltung: Die Kosten

Da der Wettbewerb unter den Hausverwaltungen so groß ist, versucht so manche Verwaltung, mit Dumpingpreisen neue Kunden zu finden. Allerdings versuchen sie dann häufig, das niedrige Honorar über zahlreiche Zusatzgebühren aufzustocken. Merken Sie sich also: Es kommt nicht darauf an, wie hoch die Monatspauschale ist, sondern welche Leistungen mit enthalten sind. Denn der billigste Anbieter ist nicht immer der beste. Die Kosten einer Hausverwaltung hängen von einigen Faktoren ab:

• die Verwaltungsart (ist es eine WEG- oder eine Miethausverwaltung?)
• die Anzahl der Einheiten im Gebäude (Wohnungen oder Gewerbeeinheiten)
• das Klientel der Bewohner (insbesondere bei Eigentümergemeinschaften mit schwierigen Miteigentümern ein wichtiger Punkt)
• der Zustand der Immobilie (Renovierungsstau = viel Arbeit für eine Hausverwaltung = höhere Kosten)
• die Lage der Immobilie

HAUSGOLD Tipp: Prüfen Sie genau, welche Leistungen Ihnen eine Verwaltung anbietet, bevor Sie sich für oder gegen eine Verwaltung entscheiden und streben Sie möglichst eine lange Zusammenarbeit an.