Hausverwaltung finden: Worauf Eigentümer achten sollten

Hausverwaltung finden: Worauf Eigentümer achten sollten

Wer eine Eigentumswohnung in einem Mehrfamilienhaus besitzt, lässt die Immobilie in der Regel von einer Hausverwaltung betreuen. Was zeichnet eine gute Hausverwaltung aus? Welche Aufgaben übernimmt sie? Warum benötigt man beim Wohnungsverkauf die Zustimmung des Verwalters? Worauf sollte man bei der Suche nach einer gute Hausverwaltung achten? HAUSGOLD gibt Ihnen Tipps für Ihre Hausverwalter-Suche.

In Deutschland Hausverwalter  zu werden, ist relativ einfach. Man braucht lediglich einen Gewerbeschein zu beantragen. Für Laien ist es daher nicht leicht zu erkennen, welcher Verwalter gut ist oder nicht. Verbände wie der IVD (Immobilienverband Deutschland) oder DDIV (Dachverband Deutscher Immobilienverwalter) bieten durch ihre Mitgliedsfirmen zumindest einen guten Anhaltspunkt, ob ein Verwalter seriös arbeitet oder nicht. Verwalter, die sich etwas zuschulden kommen lassen, werden in der Regel aus den Verbänden ausgeschlossen.

Welche Aufgaben hat eine Hausverwaltung?

Sofern die Besitzer von Eigentumswohnungen ihr Haus nicht in Eigenregie verwalten, schließen sie sich zu einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) zusammen. Dann muss ein Hausverwalter gefunden werden. Die Aufgaben einer Hausverwaltung von Eigentumswohnungen sind gesetzlich geregelt. Das Wohnungseigentumsgesetz definiert, was zu einer ordnungsmäßigen Verwaltung gehört: zum Beispiel die Aufstellung einer Hausordnung, die ordnungsgemäße Instandhaltung und die Organisation einer angemessenen Feuer- und Haftpflichtversicherung für die Anlage. Außerdem soll die Hausverwaltung dafür sorgen, dass alle Eigentümer ihr Wohngeld zahlen, für eine gute Instandhaltungsrücklage sorgen und einen Wirtschaftsplan für die Anlage aufstellen.

Auch wer eine Eigentumswohnung verkaufen möchte, benötigt dafür die Zustimmung des Verwalters. Die Verwalterzustimmung zum Kauf einer Eigentumswohnung ist eine rechtlich in der Teilungserklärung verankerte Absicherung. Diese soll die Wohnungseigentümergemeinschaft vor zahlungsunfähigen oder unseriösen Neu-Eigentümern schützen. Die Verwalterzustimmung ist im Wohnungseigentümergesetz verankert und führt in der Praxis dazu, dass erst die Zustimmung des Verwalters schriftlich eingeholt werden muss, ehe der Notar zur Kaufpreiszahlung auffordert und den Eigentumsübergang organisiert.

Individuelle Anforderungen an die Hausverwaltung

Wer eine neue Hausverwaltung sucht, informiert sich oft in seinem Freundes- und Bekanntenkreis. Von wem lassen diese ihre Immobilie verwalten und betreuen? Läuft die Zusammenarbeit gut ab oder gibt es Probleme mit der Hausverwaltung? Sich mit anderen Wohnungseigentümern auszutauschen, ist ein guter erster Schritt. Normalerweise geben Freunde ehrliche Antworten, aber die Antworten sind auch subjektiv. Denn: Jedes Haus ist anders. Jede Wohnungseigentümergemeinschaft ist individuell. Jeder stellt unterschiedliche Anforderungen an seine Hausverwaltung. Darum sollte man sich bei der Wahl der Hausverwaltung nicht nur auf Aussagen aus dem Bekanntenkreis verlassen. Um eine seriöse, zuverlässige Hausverwaltung zu finden, sollten weitere Kriterien herangezogen werden. Denken Sie daran: Die WEG vertraut der Hausverwaltung einen erheblichen Anteil ihres Vermögens an. Daher ist es absolut wichtig, dass die Verwaltung seriös und wirtschaftlich arbeitet.

Langfristige Zusammenarbeit

Streben Sie möglichst eine langfristige Zusammenarbeit mit der Hausverwaltung an. Langfristig kann die Verwaltung Ihre Immobilie besser „in Schuss halten“. Jeder Verwalterwechsel ist mit Aufwand verbunden. Bevor sich eine Hausverwaltung aktiv mit dem Tagesgeschäft beschäftigen kann, muss sie die zu verwaltende Immobilie und ihre Eigentümer genau kennen lernen. Je größer das Haus ist und je mehr Differenzen es innerhalb der WEG gibt, desto länger dauert die Einarbeitungszeit. Zeit, die die Verwaltung lieber gezielt in den Erhalt Ihrer Immobilie stecken sollte.

Berufliche Grundqualifikationen

Eine große Schwierigkeit bei der Auswahl der richtigen Verwaltung besteht darin, dass es für diese Berufsgruppe keine Zulassungsordnung gibt. Man muss nur einen Gewerbeschein vorweisen. Bei derart niedrigen Hürden ist es kein Wunder, dass es unter den Verwaltungen auch „schwarze Schafe“ gibt. Das soll sich künftig – wahrscheinlich schon ab 2017 – ändern. Im Sommer 2016 hat das Bundeskabinett einen entsprechenden Gesetzentwurf beschlossen. Dieser sieht vor, dass ein Verwalter erst dann eine Gewerbeerlaubnis erhält, wenn er „einen Nachweis seiner Sachkunde“ in Form einer erfolgreich bestandenen Prüfung erbracht hat. Außerdem soll der Abschluss einer Berufshaftpflichtversicherung Pflicht werden.

Um sich vor fehlerhaften Leistungen und Vermögensverlusten zu schützen, sollten die Eigentümer bei ihrer Wahl auf die Qualifikation und den Versicherungsschutz des Verwalters achten. Sprechen Sie Ihren potentiellen Verwalter auf seine Ausbildung und seine Grundqualifikation mit Bezug zur Immobilienwirtschaft hat. Mindestens ebenso wichtig wie eine solide Grundqualifikation ist die fortlaufende Fortbildung. Fast quartalsweise gibt es neue Verordnungen und Gerichtsbeschlüsse, die in der Verwaltung unbedingt berücksichtigt werden müssen. Der IVD rät daher eindringlich, bei der Verwalterauswahl auf die andauernde Fortbildung von Verwaltern zu achten und nach Seminar- und Lehrgangsbesuchen in den letzten beiden Jahren zu fragen.

Prüfen Sie folgende Punkte:

  • Ist der Hausverwalter hauptberuflich tätig?
  • Seit wann gibt es die Hausverwaltung?
  • Ist der Hausverwalter Mitglied in einem Berufsverband?
  • Über welche berufsspezifische Qualifikation (kaufmännische, rechtliche, bautechnische) verfügt der Verwalter und kann er durch Ausbildung/Fortbildung nachweisen?
  • Firmiert die Verwaltung als juristische Person?
  • Wo ist der Sitz des Unternehmens?

Lage und Referenzen

Da eine Qualifikation noch wenig über das tatsächliche Leistungsvermögen eines Verwalters aussagt, sollten vor Vertragsabschluss Referenzen von bereits betreuten Objekten eingesehen werden. Eine Hausverwaltung, die bereits mehrere Objekte aus der näheren Umgebung erfolgreich verwaltet, wird wahrscheinlich auch eine weitere Immobilie gut betreuen. Von großem Vorteil ist es außerdem, wenn die Hausverwaltung regelmäßig Vor-Ort-Termine einplant. Die Verwaltung sollte nicht allzu weit entfernt von Ihrer Immobilie entfernt sein, damit der Verwalter im Notfall schnell vorbei kommen kann.

Versicherungsschutz

Weil die Verwalter für große Vermögenswerte verantwortlich sind, sollten die Hausverwaltung unbedingt einen entsprechenden Versicherungsschutz nachweisen können. Denn selbst ausgewiesenen Profis unterlaufen Fehler, und dann ist guter Rat teuer. Der IVD empfiehlt, eine Vermögensschadenshaftpflichtversicherung abzuschließen. Diese kommt im Schadensfall für die finanziellen Verluste der Eigentümer auf und sollte Schäden von mindestens 100.000 Euro zweifach im Jahr abdecken. Alle Verwalter im Immobilienverband IVD müssen eine solche Versicherung nachweisen. Vielfach unterschätzt wird die Bedeutung der Vertrauensschadensversicherung. Eine solche Versicherung schützt nicht allein die Eigentümer vor den Folgen von Veruntreuungen, sondern entlastet beispielsweise auch Verwalter, WEG-Beiräte und Eigentümer. Die Vertrauensschadenshaftpflichtversicherung sei somit eine wichtige Voraussetzung für den entspannten Umgang zwischen Auftraggeber und Dienstleister. Wenn Ihr Verwalter IVW-Mitglied ist, dann ist diese Versicherung vorhanden. Der Verband hat seit Anfang 2009 für alle Mitglieder eine Vertrauensschadenshaftpflichtversicherung über 150.000 Euro verbindlich abgeschlossen, so dass Eigentümer, die einen IVD-Verwalter beauftragen, rundum geschützt sind.

Vergütung der Hausverwaltung

Der Wettbewerb unter den Hausverwaltern ist groß. Manch eine Verwaltung hofft, durch Dumpingpreise neue Kunden zu finden. Für Eigentümer ist dies sehr riskant, da diese Verwaltungen häufig versuchen, das niedrige Honorar über zahlreiche Zusatzgebühren aufzustocken. Die Schlussfolgerung heißt deshalb: Es kommt nicht auf die absolute Höhe der Monatspauschale an, sondern auf die darin enthaltenen Leistungen. Denn auch hier gilt die alte Regel: Der Billigste ist nicht immer der Beste.

Die Kosten der Hausverwaltung hängen im Groben von fünf Faktoren ab:

  • Verwaltungsart (Miet- oder WEG-Verwaltung)
  • Anzahl der Einheiten im Haus (Wohnungen und/oder Gewerbeeinheiten)
  • Klientel der Bewohner (insbesondere bei Eigentümergemeinschaften mit schwierigen Miteigentümern ein wichtiger Punkt)
  • Zustand der Immobilie (Renovierungsstau = viel Arbeit für eine Hausverwaltung = höhere Kosten)
  • Lage der Immobilie in Deutschland

Kontrollfunktion wahrnehmen

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Wichtig für die Zusammenarbeit ist auch, dass die Eigentümer ihre Kontrollfunktion ausüben und dass die Hausverwaltung dies auch ohne Weiteres zulässt. Bei der Überprüfung von Rechnungen und Kontoauszügen begnügen sich viele Eigentümer mit Kopien. Wer wirklich sicher gehen will, dass alles seine Ordnung hat, sollte jedoch auf Originale bestehen. Vor allem, wenn es um die Überprüfung der Kontoauszüge geht. Vielfach unterschätzt wird zudem der gegenseitige Beratungsbedarf, zum Beispiel beim Wirtschaftsplan für das kommende Jahr. In Wohnungseigentümergemeinschaften wird der Wirtschaftsplan in der Regel auf der jährlichen Eigentümerversammlung erstmals vorgestellt und dann häufig kontrovers diskutiert. Dabei könnte der Plan mit den Beiräten auch schon im Vorfeld besprochen werden.

Auch wenn ein Verwalter eine Sondervergütung für bestimmte Aufgaben verlangt, sollten sich die Eigentümer vorher erklären lassen, warum dies vereinbart werden soll. Das ist kein Grund für Misstrauen. Grundsätzlich werden Sondervergütungen bei der Abwicklung von Versicherungsfällen und bei der Durchführung von Baumaßnahmen vereinbart. Beiräte und Eigentümer müssen aber nicht jeden Schritt ihres Verwalters kontrollieren. Ziel sollte eine partnerschaftliche Zusammenarbeit sein, bei der auf Augenhöhe begegnet wird. Die Hausverwaltung ist kein Dienstleister, der vom Beirat oder den Eigentümern herumkommandiert werden will. Wer das berücksichtigt, schafft eine gute Basis für die Zusammenarbeit mit der Hausverwaltung.