Vor dem Einzug in eine neue Wohnung oder einem Haus überwiegt meist die Freude auf die neuen vier Wände. Damit es nicht zu Problemen kommt zwischen Mieter und Vermieter , sowie Käufer und Verkäufer empfiehlt es sich ein Übergabeprotokoll zu erstellen. Zwar ist es nicht gesetzlich vorgerschrieben, dennoch lassen sich so mögliche Differenzen ohne finanziellen Aufwand gleich im Vorfeld beseitigen.

Übergabeprotokoll im Überblick

➤ Ein Übergabeprotokoll hält den Zustand der Immobilie vor dem Einzug im Detail fest. Es wird also eine Bestandsaufnahme erstellt.

➤ Gesetzlich ist das Übergabeprotokoll keine Pflicht, dennoch sollte es bei Immobilienvermietungen und -verkäufen zum Schutz der jeweiligen Parteien angefertigt werden.

➤ Das Übergabeprotokoll ist bei Übergabe der Immobilie anzufertigen.

Warum das Übergabeprotokoll so wichtig ist

Das Übergabeprotokoll gibt den Zustand einer Immobilie zum Zeitpunkt der Übergabe an einen Vermieter oder Mieter oder neuen Eigentümer wieder. Obwohl es kein Gesetz vorschreibt, empfiehlt es sich, das Dokument beim Immobilienverkauf und bei der Immobilienvermietung anzufertigen, denn vor Gericht ist es meist das entscheidende Beweisstück bei Streitigkeiten zwischen Mieter und Vermieter. Mündliche Absprachen sind oft nicht stichhaltig genug und haben daher eine geringere Beweiskraft. Durch die Unterschriften unter dem Wohnungsübergabeprotokoll bestätigen beide Parteien den Zustand der Wohnung, so dass es vor Gericht kaum mehr Spielraum für Interpretationen gibt. Ein Wohnungsübergabeprotokoll kann also der ausschlaggebende Faktor vor Gericht sein und beiden Seiten großen Stress ersparen. Ebenso ist das Übergabeprotokoll ein wichtiges Instrument, um Mängel, die bei der Immobilienbesichtigung übersehen wurden zu dokumentieren. Das kommt vor allem dann vor, wenn sich Mieter die Immobilie im möbliertem Zustand angesehen hat und dann während der Wohnungsübergabe zum Beispiel Schimmelflecken oder Schäden am Fußboden entdeckt, die zuvor von Mängeln bedeckt waren. Um Vermieter zur Beseitigung der Mängel in die Pflicht zu nehmen, bietet das Übergabeprotokoll die schriftliche Grundlage. Auch schützt das Prtotokoll den Mieter für Schäden aufkommen zu müssen die, vor dessen Mietzeit enstanden sind. Auch Vermieter können sich durch das Übergangsprotokoll schützen: wenn der Mieter nach seinem Einzug Schäden verursacht hat, obwohl die Immobilie bei Übergabe mängelfrei warn kann sich der Vermieter gegen Schadesnersatzansprüche absichern. Für beide Parteien spielt das Protokoll also eine wichtige Rolle, vor allem wenn es um die spätere Auszahlung der Mietkaution geht.

Planung der Übergabe

Machen Sie gemeinsam mit dem neuen Eigentümer oder Mieter einen festen Termin für die Haus- bzw. Wohnungsübergabe aus, auch viele Immobilienmakler sind gern dabei. Dabei machen Sie einen gemeinsamen Rundgang durch die komplette Immobilie und lassen auch, wenn vorhanden Grundstück, Garage, Schuppen etc. nicht aus. Sie als Voreigentümer oder Vermieter sollten am Tag der Übergabe etwas früher in dem Haus bzw. der Wohnung sein und noch einmal überprüfen, ob sich die Immobilie im vereinbarten Zustand befindet. Denken Sie außerdem daran, die Namensschilder von Tür und Briefkasten zu entfernen und prüfen Sie, ob sich noch Post für im Briefkasten befindet. Wenn der Übergabetermin abends stattfindet, sollten zu diesem Zeitpunkt noch ein paar Lampen montiert sein, damit sich der Zustand der Wohnung gut erkennen lässt.

Was sollte im Übergabeprotokoll stehen?

Da das Übergansgprotokoll keine Pflicht ist, gibt es keine Vorgaben bezüglich des Inhalts Es empfiehlt sich jedoch folgende Angaben aufzunehmen:

  • Anschrift und Art der Immobilie
  • Übergabedatum
  • Name und Anschrift von Vermieter und Mieter bzw. Verkäufer und Käufer
  • Auflistung aller Räume
  • Zählerstände von Strom, Gas, Wasser und Heizung
  • Mängel an Türen, Fenster, Boden, Wänden oder Schränke (falls vorhanden)
  • Anzahl und Art der Schlüssen, falls Schlüssel fehlen, notieren Sie auch das
  • Rechnungen von kürzlichen Renovierungen, die noch Garantieanspruch haben
  • Falls Garten und Balkon vorhanden sind, sollte auch deren Zustand im Protokoll aufgenommen werden.
  • Mobiliar, welches möglicherweise übernommen wird

Worauf Sie beim Übergangsprotokoll achten sollten

Die Fußböden müssen auf Kratzer und Abnutzungsspuren untersucht werden. Auch Brand- und Weinflecken sind nicht selten. Für letztere Mängel muss unter Umständen der Vormieter aufkommen, da sie in den Bereich Schönheitsreparaturen fallen. Im Bad sind verkalkte Duschköpfe, verkratzte und verfärbte Fliesen zu beachten. Auch unentdeckte Sprünge in Waschbecken, Bade- oder Duschwannen können kostspielig werden. Außerdem sind oftmals Armaturen und das Interieur abgenutzt. Wenn eine Einbauküche mitvermietet wird, prüfen Sie am besten sämtliche Geräte wie Kühlschrank, Geschirrspüler und Herd. Sind alle Fächer im Kühlschrank vorhanden? Ist die Küchenzeile beschädigt? Auch diese Mängel gehören ins Übergabeprotokoll. Sofern möglich, sollte auch überprüft werden, ob alle Heizkörper funktionieren.

Von Vorteil ist es, wenn nicht nur Kreuzchen auf einer Liste gemacht, sondern ganze, detaillierte Sätze formuliert werden. Eine genaue Beschreibung der Schäden mit Angabe der Länge und Größe der Mängel sollte Pflicht sein. Außerdem ist es hilfreich, einen Zeugen zur Wohnungsbesichtigung mitzunehmen, der bei einem eventuellen späteren Gerichtsverfahren eine Aussage tätigen kann. So wappnen Sie sich gegen alle potentiellen Schwierigkeiten.

Viele Immobilienmakler bieten als Service an, bei dem Übergabetermin zugegen zu sein. Der Makler erstellt dann häufig auch das Übergabeprotokoll.

Übergabeprotokoll: Fotos steigern Aussagekraft

Es empfiehlt sich zudem, Fotos von gefundenen Mängeln zu machen, damit das Wohnungsübergabeprotokoll noch aussagekräftiger wird. Und zwar nicht nur vor dem Einzug, sondern auch bevor der Mieter wieder auszieht. So lässt sich ein direkter Vorher-Nachher-Vergleich herstellen und die Aussagekraft steigern.

Achten Sie bei Türen und Wänden auf Flecken oder Kratzer. Empfehlenswert ist es, einen Zollstock dabei zu haben und die Länge der Kratzer genau zu dokumentieren. Wenn auf monotonen Flächen beispielsweise Wasserschäden gefunden werden, reicht ein einfaches Foto oftmals nicht. Ein Meterband sollte nicht fehlen, vor den Schaden gehalten und mitfotografiert werden. So lässt sich die genaue Größe des Schadens dokumentieren. All das sollte nur bei hellem Tageslicht oder optional mit einer Taschenlampe begutachtet werden. Denn während der Dämmerung lässt sich sonst oftmals die Qualität der Wandfarbe nicht erkennen. Unprofessionell gestrichene Wände zum Beispiel bleiben so unbemerkt und werden später zum Ärgernis.

Mustervorlage für das Übergabeprotokoll

Als große Hilfe hat sich ein Übergabeprotokoll herausgestellt, welches Sie (oder der Makler) während des gemeinsamen Rundgangs erstellen. Im Internet werden diverse Übergabeprotokoll-Vorlagen zum Herunterladen angeboten. Zum Teil sind die Vorlagen kostenpflichtig, für andere Downloads müssen Sie sich vorab auf der entsprechenden Internetseite registrieren. Bei HAUSGOLD können Sie kostenfrei und ohne aufwändige Registrierung eine qualifizierte Vorlage „Übergabeprotokoll“ herunterladen. Wenn Sie das Protokoll ausdrucken und handschriftlich ausfüllen, vergessen Sie nicht, einen Kugelschreiber und ein Schreibbrett zur Übergabe mitzubringen.

Das HAUSGOLD Übergabeprotokoll steht Ihnen darüber hinaus als bearbeitbares PDF-Dokument zu Verfügung, so dass Sie es zum Beispiel auch am Tablet oder PC ausfüllen können. Sollten Sie zudem Musterdokumente zu den Themen Mieterselbstauskunft oder Hausordnung benötigen, stellen wir Ihnen diese Vorlage ebenfalls als kostenlose PDF zur Verfügung.

Häufig gestellte Fragen:

Das Übergabeprotokoll hält fest, in welchem Zustand die Immobilie bei Einzug war und in welchem sie beim Auszug war. Schäden, die vorhanden sind, werden beispielsweise aufgenommen. Das Protokoll ist eine umfangreiche Bestandsaufnahme der Wohnung oder dem Haus zum Zeitpunkt der Übergabe.

Nein, das Übergangsprotokoll ist nicht zwingend notwendig. Dennoch ist es äußerst empfehlenswert, da so Streiteren und Auseinandersetzungen zwischen Vermieter und Mieter, sowie Verkäufer und Käufer vorgebeugt werden kann. Zudem hat ein Übergangsprotokoll bei Auseinandersetzungen vor Gericht Bestand.

Wenn die offizielle Übergabe der Immobilie an den neuen Mieter oder Eigentümer stattfindet, ist auch das Übergangsprotokoll anzufertigen. Bei Mietverträgen ist der Zeitpunkt meist das Beginn des Mietverhältnisses, bei Kaufverträgen erfolgt die Übergabe meist beim Bezahlen des Kaufpreises.